Hausverwaltung wechseln: Wie eine Eigentümergemeinschaft den Übergang in Österreich sauber organisiert

Das Wichtigste in vier Sätzen

Ist die Verwaltung auf unbestimmte Zeit bestellt, darf die Eigentümergemeinschaft den Verwaltungsvertrag mit dreimonatiger Frist zum Ende jeder Abrechnungsperiode auflösen — § 21 Abs. 1 WEG 2002 räumt dieses Recht beiden Seiten ein, ohne dass Gründe genannt werden müssen. Weil die Abrechnungsperiode nach § 34 Abs. 2 WEG 2002 grundsätzlich das Kalenderjahr ist, führt der übliche Weg zu einem Ende per 31. Dezember und damit zu einer Erklärung, die spätestens Ende September bei der Verwaltung liegt. Getragen wird die Kündigung von einem Mehrheitsbeschluss nach § 24 Abs. 4 WEG 2002. Und der Abgang ist erst dann vollständig, wenn über die Rücklage abgerechnet und der Überschuss weitergereicht wurde (§ 31 Abs. 3 WEG 2002).

Welche Kündigungsvariante passt zu unserem Vertrag?

Bevor irgendetwas beschlossen wird, wandert der Verwaltungsvertrag auf den Tisch. Ausschlaggebend ist, ob er befristet ist — und wie lange.

Unbefristet bestellt. Hier gilt der Normalfall aus § 21 Abs. 1 WEG 2002: drei Monate Frist, Wirkung zum Ende einer Abrechnungsperiode, Begründung entbehrlich.

Auf mehr als drei Jahre befristet. Nach Ablauf von drei Jahren steht dieselbe Möglichkeit offen — ausdrücklich „ohne Angabe von Gründen“, mit derselben Dreimonatsfrist zum Periodenende (§ 21 Abs. 2 WEG 2002).

Stillschweigend weitergelaufen. Wurde ein befristeter Vertrag nach Ablauf der vereinbarten Dauer einfach fortgesetzt (§ 863 ABGB), zählt er als auf unbestimmte Zeit verlängert (§ 21 Abs. 6 WEG 2002). Damit greift wieder die Variante aus Absatz 1 — ein in der Praxis häufig übersehener Zugang.

Wichtiger Grund. Unabhängig von Fristen kann die Gemeinschaft den Vertrag aus wichtigen Gründen sofort auflösen (§ 21 Abs. 3 WEG 2002).

Vertragsklauseln, die eines dieser Rechte beschneiden, tragen nicht: Die Absätze 1 bis 4 sind unabdingbar (§ 21 Abs. 5 WEG 2002).

Bestellungsform	Auflösung möglich	Frist und Termin
unbestimmte Zeit	beide Seiten, ohne Begründung (§ 21 Abs. 1)	drei Monate zum Ende der Abrechnungsperiode
befristet auf mehr als drei Jahre	beide Seiten nach drei Jahren, ohne Begründung (§ 21 Abs. 2)	drei Monate zum Ende der Abrechnungsperiode
befristet, danach stillschweigend fortgesetzt	gilt als unbefristet (§ 21 Abs. 6)	wie oben
jede Form, bei wichtigem Grund	Auflösung durch die Gemeinschaft (§ 21 Abs. 3)	sofort
jede Form, bei grober Pflichtverletzung	gerichtliche Auflösung auf Antrag einer einzelnen Person (§ 21 Abs. 3, § 30 Abs. 1 Z 5)	mit der Gerichtsentscheidung

Der letzte Fall verdient eine eigene Zeile im Kalender: Löst das Gericht den Vertrag wegen grober Pflichtverletzung auf, ist eine Wiederbestellung dieser Verwaltung unzulässig (§ 21 Abs. 3 WEG 2002). Und der Überschuss aus der Rücklage ist dann binnen 14 Tagen bei sonstiger Zwangsvollstreckung herauszugeben (§ 31 Abs. 3 WEG 2002).

Wie kommt der tragfähige Beschluss zustande?

Die Willensbildung läuft vorrangig über die Eigentümerversammlung, sie darf aber auch auf anderem Weg erfolgen — etwa schriftlich (§ 24 Abs. 1 WEG 2002). Entscheidend ist ein oft unterschätzter Halbsatz derselben Bestimmung: Wirksam wird ein Beschluss erst, nachdem allen Wohnungseigentümern Gelegenheit zur Äußerung gegeben wurde. Wer beim Umlaufweg jemanden auslässt, riskiert den ganzen Vorgang.

Für die Mehrheit gilt eine Doppelvariante (§ 24 Abs. 4 WEG 2002): Es genügt entweder die Mehrheit aller Miteigentumsanteile oder eine Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen, ebenfalls nach Anteilen gerechnet, die zusätzlich mindestens ein Drittel aller Anteile erreicht. Wer einen Abstimmungsvorschlag verschickt, hat darin über diese Regeln zu informieren und darauf hinzuweisen, dass auch ein mehrheitliches Schweigen eine wirksame Beschlussfassung nicht verhindert.

Nach der Abstimmung folgt die Kundmachung: Beschlüsse sind sowohl durch Anschlag an gut sichtbarer Stelle im Haus als auch durch Übersendung zur Kenntnis zu bringen; dem übersendeten Beschluss ist der Hinweis beizufügen, dass für den Fristlauf der Anschlag maßgeblich ist, samt Tag des Anschlags und Fristende (§ 24 Abs. 5 WEG 2002). Ab dem Anschlag läuft ein Monat, in dem die Rechtsunwirksamkeit gerichtlich geltend gemacht werden kann (§ 24 Abs. 6 WEG 2002). Wie Einladung, Ablauf und Dokumentation im Detail funktionieren, zeigt der Beitrag zur Eigentümerversammlung; die formale Seite der Aufzeichnung behandelt der Text zur Niederschrift.

Ein österreichisches Detail, das den Wechsel erleichtert: Kann die Verwaltung die Belange der Gemeinschaft wegen eigener widerstreitender Interessen nicht ausreichend wahrnehmen — eine Auseinandersetzung mit ihr selbst ist der Musterfall —, darf die Gemeinschaft aus dem Kreis der Wohnungseigentümer einen Eigentümervertreter bestellen (§ 22 Abs. 1 WEG 2002). Er vertritt die Gemeinschaft gegenüber der Verwaltung; die Funktion endet spätestens zwei Jahre nach der Bestellung.

Wer bestellt die neue Verwaltung — und was passiert im Grundbuch?

Bestellt wird durch die Eigentümergemeinschaft, und zwar eine natürliche oder juristische Person (§ 19 WEG 2002). Sinnvollerweise steht dieser Punkt auf derselben Tagesordnung wie die Auflösung des alten Vertrags, damit zwischen den beiden Terminen keine Lücke klafft.

Im Grundbuch hinterlässt der Wechsel zwei Spuren. Die Ersichtlichmachung der neuen Verwaltung erfolgt auf Antrag anhand einer Urkunde über die Bestellung, sofern die Unterschriften auch nur einer Wohnungseigentümerin oder eines Wohnungseigentümers sowie der Verwaltung öffentlich beglaubigt sind (§ 19 WEG 2002). Die alte Eintragung wird gelöscht — nach gerichtlicher Auflösung von Amts wegen, sonst auf Antrag anhand einer Urkunde über die Kündigung mit öffentlich beglaubigter Unterschrift (§ 21 Abs. 4 WEG 2002).

Bleibt die Gemeinschaft vorübergehend ohne Verwaltung, kann sowohl ein Mitglied als auch eine dritte Person mit berechtigtem Interesse die gerichtliche Bestellung eines vorläufigen Verwalters beantragen; bis zur Entscheidung gilt die im Grundbuch erstgenannte Person als zustellbevollmächtigt (§ 23 WEG 2002). Findet sich in der Gemeinschaft keine Mehrheit, steht der Weg über § 30 Abs. 1 Z 6 WEG 2002 offen: Jede einzelne Person kann die gerichtliche Bestellung beantragen. Beides ist als Rückfallebene gedacht — der ruhigere Weg bleibt die rechtzeitige eigene Entscheidung.

Welche Unterlagen und welches Geld gehören der Gemeinschaft?

Die Verwaltung handelt als Machthaber; die Pflichten, die ihr das 22. Hauptstück des Zweiten Teils des ABGB auferlegt, lassen sich weder aufheben noch beschränken (§ 20 Abs. 9 WEG 2002). Daraus folgt der Kern jeder Übergabe: Rechenschaft und Herausgabe.

Konkret benannt hat das Gesetz vor allem drei Punkte:

• Rücklage. Bei Beendigung des Verwaltungsvertrags ist ohne Verzug über die Rücklage Rechnung zu legen und der Überschuss an die neue Verwaltung oder — wenn es noch keine gibt — an die Eigentümergemeinschaft herauszugeben (§ 31 Abs. 3 WEG 2002). Hintergründe zur Bildung und Höhe im Beitrag zur Rücklage.
• Abrechnung. Sie ist binnen sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu übersenden, anschließend ist Einsicht in die Belege zu gewähren; auf Verlangen und gegen Kostenersatz gibt es Kopien (§ 34 Abs. 1 WEG 2002). Bleibt das aus, kann das Gericht auf Antrag dazu verhalten — mit Androhung einer Geldstrafe bis zu 6.000 Euro, die auch wiederholt verhängt werden kann (§ 34 Abs. 3 WEG 2002). Was in eine ordentliche Abrechnung gehört, steht im Beitrag zur Abrechnung.
• Konto. Sämtliche Ein- und Auszahlungen laufen über ein für jede Person der Gemeinschaft einsehbares Eigen- oder Anderkonto (§ 20 Abs. 6 WEG 2002). Welche Variante welche Folgen hat, erklärt der Text zum Konto der Eigentümergemeinschaft.

Dazu kommt das Auskunftsrecht über den Inhalt des Verwaltungsvertrags, besonders über Entgeltvereinbarungen und Leistungsumfang (§ 20 Abs. 7 WEG 2002) — praktisch, wenn Angebote für die Nachfolge verglichen werden.

Für den Übergabetermin bewährt sich eine Liste, die abgehakt und von beiden Seiten unterschrieben wird: Abrechnungen und Belege der letzten Jahre, aktuelle Vorausschau (§ 20 Abs. 2 WEG 2002), Kontoauszüge und Stand der Rücklage, Rückstände einzelner Objekte, sämtliche Beschlüsse samt Anschlagsnachweisen, Versicherungs-, Energie- und Wartungsverträge mit Laufzeiten, Energieausweis (§ 20 Abs. 3a WEG 2002), Pläne, Prüfbefunde, Schlüssel und Schließanlagenverzeichnis sowie eine Aufstellung offener Verfahren und begonnener Arbeiten.

Der Fahrplan für ein Kalenderjahr

1. Frühling: Vertrag prüfen. Befristet oder unbefristet, seit wann, stillschweigend verlängert? Daraus ergibt sich der spätestmögliche Erklärungstermin.
2. Frühsommer: Nachfolge sondieren. Externe Verwaltung, Verwaltung in Eigenregie oder betreute Selbstverwaltung — mit Angeboten und Zahlen, damit die Versammlung entscheiden kann statt zu diskutieren.
3. Sommer: Willensbildung vorbereiten. Abstimmungsvorschlag mit dem Hinweis nach § 24 Abs. 4 WEG 2002, Termin für die Versammlung, Entwurf des Beschlusstexts.
4. September: Beschließen, anschlagen, übersenden — und die Kündigung so erklären, dass sie fristgerecht vor Ablauf der Dreimonatsfrist eintrifft.
5. Oktober: Übergabeliste versenden, Termin fixieren, Zeichnungsberechtigungen bei der Bank vorbereiten, Beglaubigungen für das Grundbuch veranlassen.
6. November/Dezember: Übergabe durchführen, Verträge und Zugänge umstellen, Rücklagenstand abgleichen.
7. Neues Jahr: Vorausschau für die kommende Periode aufstellen und den Eigentümern zur Kenntnis bringen (§ 20 Abs. 2 WEG 2002).

Diesen Übergang begleitet dotega von der ersten Aufstellung bis zur laufenden Verwaltung: Buchhaltung, Beschlüsse, Dokumente und Termine liegen an einem Ort, jede Position der Abrechnung bleibt für alle nachvollziehbar, und bei Rückfragen antwortet ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden. Den Ablauf im Überblick zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Kündigung bei der Verwaltung eintreffen?

So rechtzeitig, dass die dreimonatige Frist vor dem Ende der Abrechnungsperiode abläuft (§ 21 Abs. 1 WEG 2002). Bei der üblichen Periode — dem Kalenderjahr nach § 34 Abs. 2 WEG 2002 — bedeutet das: Ende September beim Empfänger, nicht erst zur Post gegeben. Ein Zustellnachweis erspart spätere Diskussionen.

Muss die Gemeinschaft Gründe nennen?

Bei den Varianten nach § 21 Abs. 1 und Abs. 2 WEG 2002 nicht; Absatz 2 sagt sogar ausdrücklich „ohne Angabe von Gründen“. Gründe braucht es erst dort, wo eine sofortige Auflösung gewünscht ist (§ 21 Abs. 3 WEG 2002) — dann allerdings tragfähige.

Was gilt, wenn nur eine Minderheit den Wechsel möchte?

Für die Auflösung des Vertrags braucht es eine Mehrheit nach § 24 Abs. 4 WEG 2002. Einzelne Wohnungseigentümer haben davon unabhängig eigene Hebel: Bei Verstößen gegen § 20 Abs. 2 bis 7 WEG 2002 kann das Gericht der Verwaltung die Einhaltung dieser Pflichten auftragen, bei grober Pflichtverletzung den Vertrag auflösen (§ 30 Abs. 1 Z 5 WEG 2002).

Kann die Verwaltung Unterlagen wegen offener Honorare zurückhalten?

Die Pflichten als Machthaber nach dem 22. Hauptstück des ABGB sind unabdingbar (§ 20 Abs. 9 WEG 2002), und die Rechnungslegung über die Rücklage hat ohne Verzug zu erfolgen (§ 31 Abs. 3 WEG 2002). Offene Forderungen gehören auf ein eigenes Blatt und werden gesondert geklärt. Bleibt die Abrechnung aus, führt der Weg über § 34 Abs. 3 WEG 2002 zum Gericht; für eine strittige Einzelfrage empfiehlt sich rechtliche Beratung vorab.

Was passiert mit einer Ersichtlichmachung im Grundbuch?

Sie wird gelöscht: nach gerichtlicher Auflösung von Amts wegen, sonst auf Antrag anhand einer Urkunde über die Kündigung, die je nach Erklärendem die öffentlich beglaubigte Unterschrift der Verwaltung oder einer Person aus der Gemeinschaft trägt (§ 21 Abs. 4 WEG 2002). Für die neue Verwaltung erfolgt die Eintragung spiegelbildlich nach § 19 WEG 2002.

Im Kern eine Terminfrage

Ein Wechsel der Hausverwaltung ist in Österreich vor allem eine Terminfrage. Die Dreimonatsfrist zum Ende der Abrechnungsperiode gibt den Takt vor, die Mehrheitsregel des § 24 Abs. 4 WEG 2002 bestimmt, wie der Beschluss zustande kommt, und § 31 Abs. 3 WEG 2002 sorgt dafür, dass das Geld der Gemeinschaft mitwandert.

Wer im Sommer den Vertrag prüft, im Frühherbst beschließt und den Übergabetermin lange vor dem Jahreswechsel fixiert, startet die neue Abrechnungsperiode mit vollständigen Unterlagen, geklärten Konten und einer Verwaltungslösung, die zur Größe des Hauses passt. Als Einstieg in die Alternativen lohnt der Überblick zur Selbstverwaltung in Österreich.