Verwaltung bestellen in der Eigentümergemeinschaft: Wer das Amt übernehmen darf und welche Pflichten damit einhergehen

Die Antwort vorweg

Nach § 19 WEG 2002 kann die Eigentümergemeinschaft jede natürliche oder juristische Person zum Verwalter bestellen — das Gesetz knüpft die Bestellung an keinen Titel und an keine Prüfung. Beschlossen wird darüber mit der Mehrheit nach § 24 Abs. 4 WEG 2002, denn die Bestellung zählt zur ordentlichen Verwaltung (§ 28 Abs. 1 Z 5 WEG 2002). Eine fachliche Hürde setzt erst das Gewerberecht, und zwar an anderer Stelle: Wer die Verwaltung gewerbsmäßig betreibt, übt das reglementierte Gewerbe der Immobilientreuhänder aus (§ 94 Z 35 GewO 1994) und braucht dafür einen Befähigungsnachweis (§ 16 Abs. 1 GewO 1994). Die Qualität der Arbeit sichert das Wohnungseigentumsrecht dann über den Pflichtenkatalog des § 20 WEG 2002 und über Minderheitsrechte, die jede einzelne Person durchsetzen kann.

Wen kann die Gemeinschaft mit dem Amt betrauen?

Der Wortlaut des § 19 WEG 2002 lässt vieles zu: „Die Eigentümergemeinschaft kann eine natürliche oder juristische Person zum Verwalter bestellen.“ Damit stehen alle Varianten offen, die in der Praxis vorkommen — eine gewerbliche Hausverwaltung, eine Gesellschaft, ebenso aber eine Person aus dem Kreis der Miteigentümer.

Zwei Punkte gehören unmittelbar dazu:

• Grundbuch. Name und Anschrift der Verwaltung sind im Grundbuch ersichtlich zu machen. Grundlage ist eine Urkunde über die Bestellung, auf der die Unterschriften auch nur eines Wohnungseigentümers sowie der Verwaltung öffentlich beglaubigt sind; den Antrag kann diese oder eine andere miteigentümernde Person oder die Verwaltung selbst stellen (§ 19 zweiter Satz WEG 2002).
• Vertretung nach außen. Der bestellten Verwaltung steht die Verwaltung der Liegenschaft und dabei die nach außen unbeschränkbare Vertretung der Eigentümergemeinschaft zu; sie darf in diesem Rahmen auch berufsmäßige Parteienvertreter beiziehen (§ 20 Abs. 1 zweiter Satz WEG 2002). Nach innen bleibt sie an die Weisungen der Mehrheit gebunden, soweit diese nicht gesetzwidrig sind.

Wichtig für die Erwartungshaltung in der Runde: Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung darf die Verwaltung trotz dieser Außenvollmacht nur auf Grundlage eines Beschlusses durchführen (§ 29 Abs. 6 WEG 2002). Wer also eine über die Erhaltung hinausgehende Verbesserung plant, braucht zuerst die Willensbildung — nicht bloß eine Zusage der Verwaltung.

Welche Gewerbeberechtigung verlangt eine berufsmäßige Verwaltung?

Hier verlässt die Frage das Wohnungseigentumsrecht und wechselt in die Gewerbeordnung. Deren § 94 Z 35 GewO 1994 führt die Immobilientreuhänder — Immobilienmakler, Immobilienverwalter und Bauträger — unter den reglementierten Gewerben. § 117 Abs. 1 GewO 1994 bestätigt diese Dreiteilung, Abs. 3 beschreibt den Tätigkeitsbereich der Immobilienverwaltung: Sie umfasst sämtliche Tätigkeiten, die zur Verwaltung von bebauten und unbebauten Liegenschaften, deren Erhaltung, Instandsetzung, Verbesserung und Sanierung notwendig und zweckmäßig sind, einschließlich des Inkassos und der Leistung von Zahlungen im Zusammenhang mit der Verwaltungstätigkeit.

Weil es sich um ein reglementiertes Gewerbe handelt, ist der Nachweis der Befähigung Voraussetzung für die Ausübung; wer ihn nicht selbst erbringt, hat einen gewerberechtlichen Geschäftsführer zu bestellen (§ 16 Abs. 1 GewO 1994). Was unter Befähigungsnachweis zu verstehen ist, sagt Abs. 2 derselben Bestimmung: der Nachweis der fachlichen einschließlich der kaufmännischen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, um die gewerbetypischen Tätigkeiten selbständig ausführen zu können.

Ob eine konkrete Tätigkeit überhaupt in diesen Bereich fällt, entscheidet der Begriff der Gewerbsmäßigkeit. § 1 Abs. 2 GewO 1994 verlangt dafür drei Merkmale zugleich: selbständig, regelmäßig und in Ertragsabsicht — wobei Selbständigkeit nach Abs. 3 bedeutet, dass die Tätigkeit auf eigene Rechnung und Gefahr ausgeübt wird. Organisiert eine Gemeinschaft ihre eigene Liegenschaft, fehlt es typischerweise schon an der Ertragsabsicht gegenüber Dritten. Wer für den eigenen Fall Sicherheit möchte — etwa weil eine Aufwandsentschädigung im Raum steht —, klärt das vorab bei der Gewerbebehörde oder der Wirtschaftskammer; eine pauschale Auskunft trägt hier nicht.

Woran misst das Gesetz die Arbeit der Verwaltung?

Statt einer Zugangsprüfung setzt das WEG 2002 auf einen dichten Pflichtenkatalog. § 20 zählt ihn auf — und liefert damit zugleich die beste Vorlage für ein Leistungsverzeichnis, ganz gleich, ob extern beauftragt oder in den eigenen Reihen organisiert wird.

Pflicht	Fundstelle	Was dahintersteht
Interessen wahren, Weisungen befolgen	§ 20 Abs. 1	Die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zählen, nicht die einer Fraktion.
Vorausschau übermitteln	§ 20 Abs. 2	Bis spätestens Ende der laufenden Abrechnungsperiode, mit Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten, Rücklagenbeiträgen und den daraus folgenden Vorauszahlungen.
Abrechnung legen	§ 20 Abs. 3 i. V. m. § 34	Ordentlich und richtig; bei Heiz- und Warmwasserkosten zusätzlich nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz.
Energieausweis bereithalten	§ 20 Abs. 3a	Höchstens zehn Jahre alt, auf Verlangen als Ablichtung gegen Kostenersatz.
Naheverhältnis offenlegen, drei Angebote einholen	§ 20 Abs. 4	Für Erhaltungsarbeiten über die laufende Instandhaltung hinaus und für größere Verbesserungsarbeiten sind mindestens drei Angebote einzuholen.
Rückstände betreiben	§ 20 Abs. 5	Einmahnen und nötigenfalls fristgerecht klagen.
Getrennte Konten führen	§ 20 Abs. 6	Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder Anderkonto — in jedem Fall für jede miteigentümernde Person einsehbar.
Auskunft geben	§ 20 Abs. 7 und 8	Über Inhalt und Entgelt des Verwaltungsvertrags, über das Stimmverhalten bei schriftlicher Willensbildung sowie über Namen und Zustellanschriften der übrigen Wohnungseigentümer.

Zwei Bestimmungen verleihen diesem Katalog Nachdruck. Die der Verwaltung als Machthaber nach dem 22. Hauptstück des Zweiten Teils des ABGB auferlegten Verbindlichkeiten können weder aufgehoben noch beschränkt werden (§ 20 Abs. 9 WEG 2002) — vertragliche Freizeichnungen laufen insoweit ins Leere. Und bei grober Pflichtverletzung kann die Gemeinschaft neben Schadenersatz eine Herabsetzung des vereinbarten Entgelts verlangen, gemessen an der Minderung des Nutzens aus der Verwaltertätigkeit (§ 20 Abs. 10).

Durchsetzen lässt sich all das ohne Mehrheit im Rücken: Jede einzelne Person kann beim Bezirksgericht im Außerstreitverfahren beantragen, dass der Verwaltung die Einhaltung ihrer Pflichten aufgetragen oder der Vertrag wegen grober Pflichtverletzung aufgelöst wird (§ 30 Abs. 1 Z 5 i. V. m. § 21 Abs. 3, Zuständigkeit § 52 Abs. 1 Z 3 und Z 6 WEG 2002).

Wie kommt der Bestellungsbeschluss zustande — und wie endet er wieder?

Der Weg zur Bestellung folgt den allgemeinen Regeln der Willensbildung. Beschlossen werden kann in der Eigentümerversammlung oder auf schriftlichem Weg (§ 24 Abs. 1 WEG 2002); erforderlich ist entweder die Mehrheit aller Miteigentumsanteile oder eine Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen, die zugleich mindestens ein Drittel aller Anteile erreicht (§ 24 Abs. 4). Wer den Abstimmungsvorschlag unterbreitet, muss darin über diese Mehrheitsregeln informieren und darauf hinweisen, dass auch ein mehrheitliches Unterbleiben der Stimmabgabe eine wirksame Beschlussfassung nicht jedenfalls verhindert (§ 24 Abs. 4 letzter Satz).

Wirksam wird das Ergebnis durch die Kundmachung: Anschlag an deutlich sichtbarer Stelle und Übersendung, jeweils mit Hinweis auf den Fristenlauf (§ 24 Abs. 5). Ab dem Anschlag läuft die Monatsfrist, innerhalb der jede miteigentümernde Person die Rechtsunwirksamkeit wegen formeller Mängel, Gesetzwidrigkeit oder fehlender Mehrheit gerichtlich feststellen lassen kann (§ 24 Abs. 6).

Für das Ende des Vertrags kennt § 21 WEG 2002 drei Wege:

1. Unbefristeter Vertrag: Kündigung durch beide Seiten unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode (Abs. 1).
2. Befristeter Vertrag über mehr als drei Jahre: nach Ablauf von drei Jahren ohne Angabe von Gründen kündbar, ebenfalls mit dreimonatiger Frist zum Ende einer Abrechnungsperiode (Abs. 2).
3. Wichtiger Grund: jederzeitige Kündigung durch die Gemeinschaft; bei grober Pflichtverletzung kann das Gericht den Vertrag auf Antrag einer einzelnen Person auflösen — dann ist eine Wiederbestellung unzulässig (Abs. 3).

Eine Fußangel steckt in Abs. 6: Wird ein befristeter Vertrag nach Ablauf stillschweigend verlängert, gilt das als Verlängerung auf unbestimmte Zeit. Wer das Vertragsende nicht im Kalender hat, verschiebt seine Entscheidung damit ungewollt in den nächsten Kündigungstermin. Den vollständigen Ablauf eines Wechsels beschreibt der Beitrag Hausverwaltung wechseln.

Und wenn gerade niemand bestellt ist?

Diese Lage ist häufiger, als man denkt — nach einer Kündigung, nach einem Rückzug, in kleinen Häusern von Anfang an. Das Gesetz hält dafür drei Instrumente bereit:

• Selbst organisieren. Ohne bestellte Verwaltung entscheidet die Gemeinschaft über die Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung unmittelbar mit den Mehrheiten des § 24 Abs. 4 WEG 2002. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Beitrag zur Selbstverwaltung in Österreich.
• Vorläufige Verwaltung durch das Gericht. Ist keine Verwaltung bestellt, kann sowohl eine miteigentümernde Person als auch ein Dritter mit berechtigtem Interesse an einer wirksamen Vertretung die gerichtliche Bestellung einer vorläufigen Verwaltung beantragen. Bis zu dieser Entscheidung gilt die im Grundbuch erstgenannte Person als zustellbevollmächtigt; die Vertretungsbefugnis endet, sobald die Gemeinschaft selbst bestellt (§ 23 WEG 2002).
• Eigentümervertreter. Für Fälle, in denen die bestellte Verwaltung wegen eigener widerstreitender Interessen ausfällt, kann die Gemeinschaft aus dem Kreis der Wohnungseigentümer eine natürliche Person mit deren Zustimmung zum Eigentümervertreter bestellen. Die Funktion endet spätestens zwei Jahre nach der Bestellung, eine Wiederbestellung ist zulässig; Weisungen der Mehrheit sind zu befolgen (§ 22 WEG 2002).

Daneben bleibt der Weg über § 30 Abs. 1 Z 6 WEG 2002: Jede einzelne Person kann die gerichtliche Bestellung einer Verwaltung oder einer vorläufigen Verwaltung beantragen. Die Selbstorganisation steht also nie unter dem Vorbehalt, dass alle mitziehen — sie steht unter dem Vorbehalt, dass sie funktioniert.

Woran man ein belastbares Angebot erkennt

Wer Angebote nebeneinanderlegt, hat mit § 20 WEG 2002 bereits die Prüfliste in der Hand. Vier Fragen bringen die meiste Klarheit:

1. Was ist im Grundhonorar enthalten und was wird gesondert verrechnet? Über Entgeltvereinbarungen und den Umfang der vereinbarten Leistungen besteht ohnehin eine Auskunftspflicht (§ 20 Abs. 7) — sie sollte schon vor der Unterschrift beantwortet sein.
2. Wie werden die Gelder geführt? Eigenkonto oder Anderkonto, in beiden Fällen einsehbar (§ 20 Abs. 6). Wem das Konto gehört, entscheidet im Ernstfall über den Zugriff.
3. Wann kommen Vorausschau und Abrechnung? Die Termine ergeben sich aus § 20 Abs. 2 und § 34 — Details dazu in den Beiträgen zur Vorausschau und zur Abrechnung.
4. Wie wird bei Aufträgen ausgeschrieben? Drei Angebote sind bei größeren Arbeiten Pflicht (§ 20 Abs. 4); ein Naheverhältnis zu einem Anbieter ist offenzulegen.

Genau an dieser Stelle spart eine digitale Organisation spürbar Zeit: Bestellungsurkunde, Vertrag, Beschlüsse, Angebote und Fristen liegen an einem Ort, die Beträge stehen nachvollziehbar in der Vorausschau, und für rechtliche Rückfragen steht ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Darf eine miteigentümernde Person die Verwaltung übernehmen?

§ 19 WEG 2002 schließt niemanden aus: Bestellt werden kann jede natürliche oder juristische Person. Das Amt bringt allerdings den vollen Pflichtenkatalog des § 20 mit sich — von der Vorausschau über die Kontoführung bis zur Abrechnung. Steht eine Vergütung im Raum, empfiehlt sich vorab die Klärung der gewerberechtlichen Seite; das Wohnungseigentumsrecht selbst regelt diese Frage nicht.

Braucht die Bestellung Einstimmigkeit?

Nein. Sie zählt zur ordentlichen Verwaltung (§ 28 Abs. 1 Z 5 WEG 2002), weshalb die Mehrheit nach § 24 Abs. 4 genügt. Zu beachten sind die Belehrung im Abstimmungsvorschlag, die Kundmachung durch Anschlag und Übersendung (§ 24 Abs. 5) sowie die Monatsfrist des § 24 Abs. 6.

Wie lange darf ein Verwaltungsvertrag laufen?

Eine gesetzliche Höchstdauer nennt das WEG 2002 nicht; es regelt stattdessen die Ausstiegsmöglichkeiten. Bei unbefristeten Verträgen gilt eine Frist von drei Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode, bei Befristungen über drei Jahre wird der Vertrag nach drei Jahren ohne Angabe von Gründen kündbar (§ 21 Abs. 1 und 2). Achtung bei der stillschweigenden Verlängerung nach § 21 Abs. 6.

Was tun, wenn Unterlagen oder Auskünfte ausbleiben?

Die Auskunfts- und Vorlagepflichten des § 20 sind einzeln durchsetzbar. Der Antrag geht an das Bezirksgericht, in dessen Sprengel die Liegenschaft liegt, und wird im Außerstreitverfahren behandelt (§ 30 Abs. 1 Z 5, § 52 Abs. 1 Z 3 und Z 6 WEG 2002). Vor diesem Schritt lohnt eine schriftliche Aufforderung mit klarer Frist — sie klärt die Lage oft schon.

Gibt es in Österreich eine Zertifizierungspflicht für Verwalter?

Das WEG 2002 kennt keine solche Voraussetzung für die Bestellung. Fachliche Anforderungen stellt das Gewerberecht an die berufsmäßige Ausübung: Immobilienverwaltung ist Teil des reglementierten Gewerbes der Immobilientreuhänder (§ 94 Z 35 GewO 1994) und setzt einen Befähigungsnachweis voraus (§ 16 Abs. 1 GewO 1994). Ob eine Tätigkeit gewerbsmäßig ist, richtet sich nach § 1 Abs. 2 GewO 1994.

Eine Weichenstellung, keine Formalie

Die Bestellung wirkt wie eine Formalie und ist in Wahrheit die Weichenstellung für die nächsten Jahre. Das WEG 2002 lässt bei der Person weiten Spielraum, wird aber bei den Pflichten sehr konkret: Vorausschau, Abrechnung, Konten, Angebote, Auskünfte — und die Möglichkeit jeder einzelnen Person, diese Punkte ohne Mehrheit vor dem Bezirksgericht durchzusetzen.

Für eine Gemeinschaft, die ihre Wege selbst gehen will, ist das eine gute Nachricht. Sie muss keine Zulassung erwerben, sondern eine Organisation aufbauen, die den Katalog des § 20 abbildet. Wer Beschlüsse ordentlich kundmacht, Termine im Kalender führt und Belege auffindbar ablegt, erfüllt genau das — und behält jederzeit die Freiheit, das Amt später an eine berufsmäßige Verwaltung zu übergeben. Wie die Beschlussfassung dafür vorbereitet wird, zeigt der Leitfaden zur Eigentümerversammlung.