Betriebskosten der Eigentumswohnung: Was in der monatlichen Vorschreibung steckt und wann sie sich ändert

Die Antwort vorweg

Was monatlich vorgeschrieben wird, ist eine Vorauszahlung auf die Aufwendungen für die Liegenschaft — und diese Aufwendungen tragen die Wohnungseigentümer laut § 32 Abs. 1 WEG 2002 einschließlich der Beiträge zur Rücklage nach dem Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile bei Ende der Abrechnungsperiode. Der Betrag selbst ergibt sich aus der Vorausschau, in der die Verwaltung die vorhersehbaren Aufwendungen, vor allem die Bewirtschaftungskosten, sowie die daraus folgenden Vorauszahlungen bekannt gibt (§ 20 Abs. 2 WEG 2002). Fällig sind diese Vorauszahlungen mangels anderslautender Vereinbarung am Fünften jedes Kalendermonats (§ 32 Abs. 9 WEG 2002). Endgültig abgerechnet wird erst später: Die Abrechnung ist binnen sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu übersenden (§ 34 Abs. 1 WEG 2002).

Was steckt in der monatlichen Vorschreibung?

Das WEG 2002 kennt keinen eigenen Betriebskostenkatalog. Es spricht schlicht von den Aufwendungen für die Liegenschaft — und meint damit alles, was das Haus im Betrieb kostet, zuzüglich der Vorsorge für morgen. In der Praxis lassen sich vier Gruppen unterscheiden:

Gruppe	Was üblicherweise dazuzählt	Rechtlicher Anknüpfungspunkt
Bewirtschaftung	Wasser und Kanal, Müllabfuhr, Rauchfangkehrer, Hausbetreuung, Beleuchtung der allgemeinen Teile, Versicherungsprämien, öffentliche Abgaben	§ 32 Abs. 1 WEG 2002 (Aufwendungen für die Liegenschaft)
Gemeinschaftsanlagen	Aufzug, Waschküche, gemeinsame Wärmeversorgung, Grünflächen	§ 32 Abs. 3 und 4 WEG 2002
Verwaltung	Honorar der Verwaltung, Bankspesen, Drucksorten, Porto	Bestandteil der Aufwendungen; für Mietverhältnisse gesondert gedeckelt (§ 22 MRG)
Rücklage	monatlicher Vorsorgebeitrag für künftige Erhaltung und Verbesserung	§ 31 WEG 2002

Der Unterschied zwischen den ersten drei Gruppen und der vierten ist grundlegend: Bewirtschaftung, Anlagen und Verwaltung sind Geld, das die Gemeinschaft ausgibt. Die Rücklage ist Geld, das sie behält — es liegt auf einem für jeden Wohnungseigentümer einsehbaren Eigen- oder Anderkonto und ist zur Deckung von Aufwendungen bestimmt (§ 31 Abs. 2 WEG 2002). Eine hohe Vorschreibung mit kräftigem Rücklagenanteil ist deshalb keine teure Vorschreibung, sondern eine vorsorgende. Was ein angemessener Beitrag ist, behandelt der Beitrag zur Rücklage.

Nicht Teil der Vorschreibung ist alles, was allein das eigene Objekt betrifft: Strom hinter dem eigenen Zähler, Einrichtung, Bodenbeläge, Geräte in der Wohnung.

Wie kommt der Betrag auf dem Zahlschein zustande?

Der Weg von den Gesamtkosten zur einzelnen Monatsrate ist kurz und lässt sich nachrechnen.

Am Anfang steht die Vorausschau. Nach § 20 Abs. 2 WEG 2002 hat der Verwalter sie bis spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode zur Kenntnis zu bringen — mit den in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten, den in Aussicht genommenen Verbesserungsarbeiten, den dafür erforderlichen Beiträgen zur Rücklage, den sonst vorhersehbaren Aufwendungen und den sich daraus ergebenden Vorauszahlungen. Wie dieses Dokument aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zur Vorausschau.

Aus diesem Jahresvolumen wird der individuelle Anteil: Miteigentumsanteil laut Grundbuch, geteilt durch die Summe aller Anteile, mal Gesamtsumme — und das Ergebnis auf zwölf Monate verteilt.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Die Vorausschau weist 84.000 Euro Bewirtschaftungskosten und 36.000 Euro Rücklagenbeiträge aus, in Summe 120.000 Euro. Ein Objekt mit 85/1.000 Anteilen trägt davon 10.200 Euro jährlich, also 850 Euro monatlich — davon 595 Euro laufender Betrieb und 255 Euro Vorsorge.

Ein Punkt, der immer wieder für Verwirrung sorgt: Vorgeschrieben wird eine Vorauszahlung, keine endgültige Zahl. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, wird es mangels anderer Vereinbarung oder Beschlussfassung auf künftige Vorauszahlungen gutgeschrieben; ergibt sie einen Fehlbetrag, ist dieser binnen zwei Monaten ab Rechnungslegung nachzuzahlen (§ 34 Abs. 4 WEG 2002). Was in dieser Abrechnung zu stehen hat, erklärt der Beitrag zur Abrechnung.

Warum zählt der Miteigentumsanteil und nicht die Wohnfläche?

Weil das Gesetz es so vorgibt. § 32 Abs. 1 WEG 2002 stellt auf das Verhältnis der Miteigentumsanteile ab — jene Bruchzahl, die im Grundbuch eingetragen ist. Sie beruht zwar auf dem Nutzwert und damit mittelbar auf Größe und Ausstattung des Objekts, deckt sich aber nicht zwingend mit den Quadratmetern der Wohnung. Wer nach Fläche rechnet, kommt deshalb regelmäßig auf einen anderen Betrag als die Verwaltung.

Von diesem Schlüssel abzuweichen ist möglich, aber an strenge Bedingungen geknüpft:

• Vereinbarung aller. Einen abweichenden Aufteilungsschlüssel oder eine von der Liegenschaft abweichende Abrechnungseinheit können nur sämtliche Wohnungseigentümer festlegen; die Vereinbarung bedarf zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform und wird frühestens für die nachfolgende Abrechnungsperiode wirksam (§ 32 Abs. 2 WEG 2002). Eine Mehrheit genügt hier also nicht.
• Gerichtliche Neufestsetzung. Hat sich die Nutzungsmöglichkeit seit einer solchen Vereinbarung wesentlich geändert oder bestehen erheblich unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten, kann das Gericht den Schlüssel auf Antrag eines Wohnungseigentümers nach billigem Ermessen neu festsetzen — wirksam ab der der Antragstellung nachfolgenden Abrechnungsperiode (§ 32 Abs. 5).
• Eigene Abrechnungseinheit. Bei mehr als fünfzig Wohnungseigentumsobjekten oder bei einer gesondert abzurechnenden Anlage — genannt werden ausdrücklich Waschküche, Personenaufzug und gemeinsame Wärmeversorgungsanlage — kann das Gericht auf Antrag eine abweichende Abrechnungseinheit festsetzen (§ 32 Abs. 6).

Ein Eigentümerwechsel berührt all das übrigens nicht: Aufteilungsschlüssel, Abrechnungseinheit und Abstimmungseinheit bleiben, wie sie sind (§ 32 Abs. 7 WEG 2002).

Lassen sich einzelne Posten nach Verbrauch abrechnen?

Ja — und dafür genügt hier ausnahmsweise eine Mehrheit. Sind einzelne Aufwendungen vom Verbrauch abhängig und lassen sich die Anteile der Objekte am Gesamtverbrauch mit wirtschaftlich vernünftigem Kostenaufwand durch Messvorrichtungen ermitteln, können die Wohnungseigentümer mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Anteile eine Aufteilung nach Verbrauchsanteilen festlegen (§ 32 Abs. 3 WEG 2002). Der Beschluss wirkt frühestens für die ihm nachfolgende Abrechnungsperiode, und jeder Wohnungseigentümer hat die Erfassung in seinem Objekt zu dulden.

Drei Details aus derselben Bestimmung sind für die Umsetzung wichtig:

1. Konnten Verbrauchsanteile trotz zumutbarer Bemühungen nicht erfasst werden, dürfen sie durch rechnerische Verfahren ermittelt werden, sofern das dem Stand der Technik entspricht — für höchstens 20 Prozent der Nutzfläche.
2. Der Teil der Aufwendungen, der auf den Verbrauch der allgemeinen Teile entfällt, bleibt beim Anteilsschlüssel des § 32 Abs. 1.
3. Bei Gemeinschaftsanlagen, deren Energiekosten sich den Benützern zuordnen lassen, kann die Mehrheit nach § 24 Abs. 4 eine pauschalierte Einhebung festlegen — etwa über Münzautomaten; diese Entgelte sind in der Abrechnung als Einnahmen auszuweisen (§ 32 Abs. 4).

Heiz- und Warmwasserkosten folgen einer eigenen Systematik: Über sie ist gegebenenfalls nach den Regelungen des Heizkostenabrechnungsgesetzes abzurechnen (§ 20 Abs. 3 WEG 2002). Welche Ausstattung dafür nötig ist, behandelt der Beitrag zur Fernablesung der Heizkosten.

Welche Kosten darf ich an meinen Mieter weitergeben?

Hier verläuft die Grenze nicht im WEG 2002, sondern im Mietrecht — und sie ist enger, als viele annehmen. Als Betriebskosten gelten nach § 21 Abs. 1 MRG die vom Vermieter aufgewendeten Kosten für die Wasserversorgung, für Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen, für Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Unratabfuhr und Schädlingsbekämpfung, für die Beleuchtung der allgemein zugänglichen Teile des Hauses, für die angemessene Feuer-, Haftpflicht- und Leitungswasserversicherung sowie — unter zusätzlichen Voraussetzungen — für weitere Versicherungen, dazu die Auslagen für die Verwaltung nach § 22 MRG und die Aufwendungen für die Hausbetreuung nach § 23 MRG. Hinzu kommen die anteilig anrechenbaren laufenden öffentlichen Abgaben (§ 21 Abs. 2 MRG).

Bemerkenswert ist die Deckelung der Verwaltungsauslagen: § 22 MRG erlaubt je Kalenderjahr und Quadratmeter Nutzfläche nur den nach § 15a Abs. 3 Z 1 MRG jeweils geltenden Betrag, verteilt auf zwölf gleiche Monatsbeträge. Was die Eigentümergemeinschaft ihrer Verwaltung tatsächlich zahlt, kann darüber liegen — die Differenz bleibt beim Eigentümer.

Für den laufenden Betrieb sieht § 21 Abs. 3 MRG die Jahrespauschalverrechnung vor: Der Vermieter darf zu jedem Zinstermin einen gleichbleibenden Teilbetrag anrechnen, errechnet aus dem Gesamtbetrag des Vorjahres und im Fall zwischenzeitlicher Erhöhungen um höchstens 10 Prozent überschreitbar. Abgerechnet wird spätestens zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres, die Abrechnung ist im Haus zur Einsicht aufzulegen. Kosten für Gemeinschaftsanlagen laufen über § 24 MRG, der für Abrechnung und Fristen auf § 21 Abs. 3 bis 5 verweist.

Eine Einschränkung gehört dazu: Ob und in welchem Umfang das MRG auf ein konkretes Mietverhältnis anwendbar ist, richtet sich nach § 1 MRG und hängt unter anderem vom Gebäude und vom Vertrag ab. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, klärt diese Frage besser vorab, statt sie in der ersten Abrechnung zu beantworten.

Wann ändert sich die Vorschreibung?

Nicht durch einen Brief der Verwaltung allein, sondern weil sich die Grundlage geändert hat. Drei Auslöser sind typisch:

Die Bewirtschaftungskosten steigen. Höhere Versicherungsprämien, Energiepreise oder Abgaben schlagen in der nächsten Vorausschau durch. Der Verwalter hat die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren und Weisungen der Mehrheit zu befolgen, soweit diese nicht gesetzwidrig sind (§ 20 Abs. 1 WEG 2002) — die Vorausschau ist damit kein Selbstläufer, sondern gehört auf die Tagesordnung. Wie die Willensbildung abläuft, beschreibt der Leitfaden zur Eigentümerversammlung.

Der Rücklagenbeitrag wird angepasst. § 31 Abs. 1 WEG 2002 verlangt, bei der Festlegung der Beiträge auf die voraussichtliche Entwicklung der Aufwendungen Bedacht zu nehmen, ausdrücklich auch auf künftige Aufwendungen zur thermischen Sanierung oder energietechnischen Verbesserung. Für die monatlichen Beiträge nennt dieselbe Bestimmung eine Untergrenze, die sich aus der Nutzfläche aller Wohnungseigentumsobjekte multipliziert mit 0,90 Euro ergibt und nur ausnahmsweise unterschritten werden darf; seit 1. Jänner 2024 wird dieser Betrag alle zwei Jahre nach dem Verbraucherpreisindex 2020 angepasst und von der Wirtschaftskammer auf der Homepage des Fachverbandes der Immobilien- und Vermögenstreuhänder veröffentlicht (§ 31 Abs. 5). Zusätzlich kann jeder einzelne Wohnungseigentümer bei Gericht beantragen, dass eine angemessene Rücklage gebildet oder der festgelegte Beitrag angemessen erhöht oder gemindert wird (§ 30 Abs. 1 Z 2 WEG 2002).

Die Abrechnung deckt eine Lücke auf. Zeigt sie, dass die Vorauszahlungen zu knapp bemessen waren, ist der Fehlbetrag binnen zwei Monaten ab Rechnungslegung nachzuzahlen (§ 34 Abs. 4) — und die nächste Vorausschau wird die Konsequenz ziehen. Reicht die Rücklage für eine anstehende Sanierung nicht, führt der Weg zu einer Sondervorschreibung oder einem Darlehen.

Was tun bei Zahlungsrückständen?

Zügig handeln — aus einem konkreten Grund. Der Eigentümergemeinschaft steht für ihre Forderungen ein gesetzliches Vorzugspfandrecht am Miteigentumsanteil zu (§ 27 Abs. 1 WEG 2002), das dem Forderungsberechtigten aber nur zukommt, wenn er die Forderung samt Pfandrecht binnen sechs Monaten mit Klage geltend macht und die Anmerkung im Grundbuch beim Anteil des Beklagten beantragt. Wer wartet, verliert diese Sicherheit.

Der Verwalter hat rückständige Zahlungen einzumahnen und nötigenfalls Klage nach § 27 Abs. 2 WEG 2002 zu erheben sowie die Anmerkung der Klage zu beantragen (§ 20 Abs. 5 WEG 2002). In selbstverwalteten Gemeinschaften übernimmt diese Aufgabe, wer die Verwaltung besorgt — die Frist läuft gleichermaßen. Voraussetzung ist, dass offene Beträge überhaupt sichtbar sind, und dass das Geld auf einem Konto der Gemeinschaft eingeht; warum das mehr als eine Formalie ist, steht im Beitrag zum Konto der Eigentümergemeinschaft.

Wie behält eine Gemeinschaft die Kosten im Griff?

Drei Gewohnheiten trennen eine Vorschreibung, die trägt, von einer, die jedes Jahr Diskussionen auslöst: die Vorausschau ehrlich rechnen statt schönrechnen; die Rücklage gleichmäßig dotieren statt ruckartig; und die Kosten so gliedern, dass jede Veränderung an einem Beleg festgemacht werden kann.

Genau dafür ist dotega gebaut: Vorausschau, Kostenkategorien, Rücklagenstand und Belege liegen an einem Ort, offene Forderungen und Fristen bleiben sichtbar, die Abrechnung entsteht aus denselben Zahlen — und für rechtliche Rückfragen steht Ihr fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden bereit. Wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, sehen Sie unter So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Wann ist die monatliche Vorschreibung fällig?

Mangels anderslautender Vereinbarung am Fünften jedes Kalendermonats (§ 32 Abs. 9 WEG 2002). Es handelt sich um eine Vorauszahlung auf die Aufwendungen für die Liegenschaft, nicht um einen endgültigen Betrag.

Wird nach Quadratmetern oder nach Anteilen aufgeteilt?

Nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile bei Ende der Abrechnungsperiode (§ 32 Abs. 1 WEG 2002). Ein anderer Schlüssel setzt eine schriftliche Vereinbarung sämtlicher Wohnungseigentümer voraus und gilt frühestens ab der folgenden Abrechnungsperiode (§ 32 Abs. 2).

Können wir Wasser oder Wärme nach Verbrauch abrechnen?

Ja, wenn sich die Verbrauchsanteile mit wirtschaftlich vernünftigem Kostenaufwand messen lassen. Dafür genügt eine Mehrheit von zwei Dritteln der Anteile; der Beschluss wirkt frühestens für die nachfolgende Abrechnungsperiode (§ 32 Abs. 3 WEG 2002). Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten gegebenenfalls die Regelungen des Heizkostenabrechnungsgesetzes (§ 20 Abs. 3).

Darf ich meinem Mieter die gesamte Vorschreibung weiterverrechnen?

Nein. Weitergegeben werden können nur die im Katalog des § 21 MRG genannten Betriebskosten und die anteiligen laufenden öffentlichen Abgaben; die Verwaltungsauslagen sind durch § 22 MRG betraglich begrenzt, und Rücklagenbeiträge zählen nicht dazu. Ob das MRG auf das konkrete Mietverhältnis anwendbar ist, richtet sich nach § 1 MRG.

Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?

Innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode ist sie jedem Wohnungseigentümer zu übersenden (§ 34 Abs. 1 WEG 2002); anschließend ist Einsicht in die Belege zu gewähren. Abrechnungsperiode ist das Kalenderjahr, sofern nichts anderes vereinbart oder gerichtlich festgesetzt wurde (§ 34 Abs. 2).

Wer zahlt einen Fehlbetrag nach einem Wohnungsverkauf?

Derjenige, der im Zeitpunkt der Fälligkeit der Nachzahlung Wohnungseigentümer ist (§ 34 Abs. 4 WEG 2002). Wie Verkäufer und Käufer die Belastung untereinander aufteilen, ist Sache des Kaufvertrags.

Fazit

Die monatliche Vorschreibung ist keine Pauschale, sondern eine hergeleitete Zahl: Vorausschau nach § 20 Abs. 2 WEG 2002, Aufteilung nach Miteigentumsanteilen gemäß § 32 Abs. 1, Fälligkeit am Fünften nach § 32 Abs. 9 — und am Ende der Periode die Abrechnung, die alles gerade rückt.

Wer die vier Gruppen auseinanderhält — Bewirtschaftung, Gemeinschaftsanlagen, Verwaltung, Rücklage —, kann jede Position erklären und jede Veränderung begründen. Wer zusätzlich weiß, dass an Mieter nur der enge Katalog des § 21 MRG weitergegeben werden darf, vermeidet die Korrektur ein Jahr später. Beides fängt bei einer Vorausschau an, die die Wirklichkeit abbildet, statt sie zu unterbieten.