Eigentumswohnung vermietet: Welche Posten aus der Abrechnung der Gemeinschaft beim Mieter landen dürfen

Die Antwort vorweg

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat es mit zwei Abrechnungen zu tun, die nichts miteinander zu tun haben außer den Zahlen. Die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft legt der Verwalter binnen sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode (§ 34 Abs. 1 WEG 2002); sie verteilt sämtliche Aufwendungen der Liegenschaft einschließlich der Rücklagenbeiträge nach Miteigentumsanteilen (§ 32 Abs. 1 WEG 2002). Was davon an den Mieter weitergegeben werden darf, richtet sich dagegen nach dem Mietverhältnis. Steht dieses im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes, ist der Katalog des § 21 Abs. 1 MRG abschließend und die Abrechnung bis 30. Juni des Folgejahres zu legen (§ 21 Abs. 3 MRG). Bei den meisten Eigentumswohnungen der Nachkriegszeit greift dagegen nur eine Teilanwendung — dann bestimmt der Mietvertrag, was überwälzt wird, denn ohne Abrede trägt nach § 1099 ABGB der Vermieter alle Lasten und Abgaben.

Wovon hängt ab, welches Regelwerk gilt?

Das Mietrechtsgesetz greift nicht bei jeder Wohnung gleich weit, und für Eigentumswohnungen ist diese Abstufung entscheidend. Drei Konstellationen sind auseinanderzuhalten.

Im Vollanwendungsbereich gilt das MRG mit allem, was dazugehört: Betriebskostenkatalog, Aufteilungsschlüssel, Abrechnungsfrist, Verfahren vor dem Bezirksgericht. Dorthin fallen typischerweise Altbauwohnungen in Häusern mit mehr als zwei Objekten, deren Baubewilligung vor dem 9. Mai 1945 erteilt wurde.

Der Teilanwendungsbereich ist für Eigentumswohnungen der Normalfall. § 1 Abs. 4 Z 3 MRG erfasst Mietgegenstände, die im Wohnungseigentum stehen, sofern das Gebäude aufgrund einer nach dem 8. Mai 1945 erteilten Baubewilligung neu errichtet wurde. Für sie gelten nur die §§ 14, 16b, 29 bis 36, 45, 46 und 49 MRG — die Bestimmungen über Betriebskosten stehen in dieser Aufzählung nicht.

Die Vollausnahme trifft unter anderem Mietgegenstände in einem Gebäude mit nicht mehr als zwei selbständigen Wohnungen oder Geschäftsräumlichkeiten; nachträglich durch Dachbodenausbau geschaffene Räume zählen dabei nicht mit (§ 1 Abs. 2 Z 5 MRG). Hier bleibt allein das allgemeine bürgerliche Recht.

Konstellation	Grundlage	Was für die Betriebskosten folgt
Altbau, mehr als zwei Objekte, Baubewilligung vor dem 9.5.1945	Vollanwendung MRG	Katalog des § 21 abschließend, Schlüssel § 17, Abrechnung bis 30. Juni
Wohnungseigentum, Baubewilligung nach dem 8.5.1945	§ 1 Abs. 4 Z 3 MRG	Weitergabe nur nach Mietvertrag; §§ 21 bis 24 gelten nicht unmittelbar
Haus mit höchstens zwei Wohnungen	§ 1 Abs. 2 Z 5 MRG	Allein ABGB, Überwälzung muss vereinbart sein

Diese Einordnung ist kein Formalismus. Sie entscheidet, ob eine Position wie das Verwalterhonorar überhaupt zur Debatte steht und ob eine verspätete Abrechnung Folgen hat. Wer den Baubewilligungsbescheid nicht zur Hand hat, findet den Hinweis meist im Kaufvertrag oder erhält ihn bei der Baubehörde der Gemeinde.

Was steht im Katalog des § 21 MRG?

Im Vollanwendungsbereich gelten als Betriebskosten ausschließlich die vom Vermieter aufgewendeten Kosten für die in § 21 Abs. 1 MRG genannten acht Ziffern: Wasserversorgung samt den nach den Lieferbedingungen gebotenen Überprüfungen (Z 1), Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen (Z 1a), die nach der Kehrordnung regelmäßig durchzuführende Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Unratabfuhr und Schädlingsbekämpfung (Z 2), die Beleuchtung der allgemein zugänglichen Teile (Z 3), die angemessene Feuerversicherung (Z 4), die Haftpflicht- und Leitungswasserversicherung (Z 5), weitere Versicherungen wie Glasbruch oder Sturm, sofern die Mehrheit der Hauptmieter zugestimmt hat (Z 6), die Verwaltungsauslagen nach § 22 (Z 7) und die Aufwendungen für die Hausbetreuung nach § 23 (Z 8). Dazu kommen die anteiligen laufenden öffentlichen Abgaben der Liegenschaft, soweit sie nach Landesrecht überwälzt werden dürfen (§ 21 Abs. 2 MRG).

Zwei Ziffern verdienen einen genaueren Blick.

Die Verwaltungsauslagen sind gedeckelt. § 22 MRG erlaubt je Kalenderjahr und Quadratmeter Nutzfläche des Hauses den nach § 15a Abs. 3 Z 1 MRG jeweils geltenden Betrag, verteilt auf zwölf gleiche Monatsraten. Das tatsächliche Honorar, das die Eigentümergemeinschaft ihrem Verwalter zahlt, spielt dabei keine Rolle. Liegt es darüber, bleibt die Differenz beim Eigentümer.

Die Hausbetreuung nach § 23 MRG umfasst die Reinhaltung und Wartung der gemeinsam benützbaren Räume, der Flächen und Anlagen der Liegenschaft sowie der in die Betreuungspflicht fallenden Gehsteige einschließlich der Schneeräumung, dazu die Beaufsichtigung von Haus und Liegenschaft. Wie die Räumpflicht selbst zustande kommt, beschreibt der Beitrag zur Schneeräumung in der Eigentümergemeinschaft.

Welche Zeilen bleiben beim Eigentümer?

Die Abrechnung der Gemeinschaft führt Aufwendungen, die in keiner der drei Konstellationen zum Mieter wandern.

An erster Stelle die Rücklage. Ihre Beiträge sind Vorsorge für künftige Aufwendungen; § 31 Abs. 1 WEG 2002 verpflichtet die Wohnungseigentümer ausdrücklich dazu und knüpft die Höhe an die voraussichtliche Entwicklung der Aufwendungen, wobei die monatlichen Beiträge den Betrag von 0,90 Euro je Quadratmeter Nutzfläche nur in den eng gefassten Ausnahmefällen des Absatzes 1 unterschreiten dürfen. Dieser Betrag wird seit 1. Jänner 2024 alle zwei Jahre nach dem Verbraucherpreisindex 2020 angepasst; den jeweils geltenden Wert veröffentlicht die Wirtschaftskammer (§ 31 Abs. 5 WEG 2002). Der Beitrag ist ein Vermögensaufbau des Eigentümers, kein Aufwand der Nutzung. Wie die Rücklage bemessen und angelegt wird, behandelt der Beitrag zur Rücklage.

Ebenso bleiben Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten beim Eigentümer, gleich ob sie aus der Rücklage oder über eine Sondervorschreibung finanziert werden. Die Abgrenzung zwischen beiden Kategorien beschreibt der Beitrag zu Erhaltung und Verbesserung; zur Finanzierung über eine Sondervorschreibung gibt es einen eigenen Leitfaden.

Und schließlich die Zinsen und Tilgungen eines Darlehens der Gemeinschaft, allfällige Prozesskosten und jene Teile des Verwalterhonorars, die über der Grenze des § 22 MRG liegen.

Warum Anteil und Nutzfläche unterschiedliche Ergebnisse liefern

Die Eigentümergemeinschaft rechnet nach Miteigentumsanteilen zum Ende der Abrechnungsperiode ab (§ 32 Abs. 1 WEG 2002), soweit nicht sämtliche Wohnungseigentümer schriftlich einen anderen Schlüssel festgelegt haben (§ 32 Abs. 2). Das Mietverhältnis im Vollanwendungsbereich folgt einer anderen Größe: Nach § 17 Abs. 1 MRG bestimmt sich der Anteil eines Mietgegenstandes an den Gesamtkosten des Hauses nach dem Verhältnis seiner Nutzfläche zur Nutzfläche aller vermieteten, vom Vermieter benützten oder trotz Vermietbarkeit nicht vermieteten Objekte — soweit nicht schriftlich mit allen Mietern etwas anderes vereinbart ist.

Zwei Bezugsgrößen, zwei Prozentsätze. Weil der Miteigentumsanteil aus dem Nutzwertgutachten stammt und dort auch Lage, Zubehör und Ausstattung einfließen, deckt er sich nur zufällig mit dem reinen Flächenverhältnis. Eine Dachgeschosswohnung mit Terrasse kann in der Gemeinschaft einen höheren Anteil tragen, als ihr nach Quadratmetern zukäme. Die Differenz bleibt beim Eigentümer hängen, wenn er ungeprüft den Prozentsatz aus der Gemeinschaftsabrechnung in die Mietvorschreibung übernimmt.

Im Teilanwendungsbereich stellt sich die Frage anders: Dort gibt der Mietvertrag den Maßstab vor. Verweist er pauschal auf „die Betriebskosten nach den §§ 21 bis 24 MRG“, übernimmt er damit auch deren Systematik als Vertragsinhalt. Wer einen Vertrag neu abschließt, sollte den Schlüssel deshalb ausdrücklich benennen, statt ihn der Auslegung zu überlassen.

Auch verbrauchsabhängige Positionen lassen sich auf beiden Ebenen umstellen, aber jeweils mit eigener Hürde. In der Gemeinschaft braucht es dafür einen Beschluss mit zwei Dritteln der Anteile, wirksam frühestens für die folgende Abrechnungsperiode (§ 32 Abs. 3 WEG 2002). Im Vollanwendungsbereich des MRG verlangt § 17 Abs. 1a eine schriftliche Vereinbarung zwischen Vermieter und mindestens zwei Dritteln der Mieter, gezählt nach der Anzahl der vermieteten Objekte.

Welche Fristen laufen auf welcher Ebene?

Auf der Seite der Gemeinschaft ist die Abrechnungsperiode das Kalenderjahr (§ 34 Abs. 2 WEG 2002). Die Abrechnung ist binnen sechs Monaten nach deren Ablauf jedem Wohnungseigentümer auf die in § 24 Abs. 5 WEG 2002 bestimmte Weise zu übersenden, anschließend ist Einsicht in die Belege zu gewähren; auf Verlangen sind gegen Kostenersatz Kopien anzufertigen (§ 34 Abs. 1). Bleibt die Abrechnung aus, kann jeder Wohnungseigentümer beim Gericht einen Auftrag samt Androhung einer Geldstrafe bis 6.000 Euro erwirken (§ 34 Abs. 3). Ein Fehlbetrag ist binnen zwei Monaten ab Rechnungslegung nachzuzahlen, ein Überschuss wird auf künftige Vorauszahlungen gutgeschrieben (§ 34 Abs. 4). Die laufenden Vorauszahlungen selbst sind mangels anderer Vereinbarung am Fünften jedes Kalendermonats fällig (§ 32 Abs. 9).

Auf der Seite des Mietverhältnisses hängt die Frist wieder am Anwendungsbereich. Nutzt der Vermieter im Vollanwendungsbereich die Jahrespauschalverrechnung, darf er zu jedem Zinstermin einen gleichbleibenden Teilbetrag anrechnen, der aus dem Vorjahresgesamtbetrag errechnet wird und diesen bei zwischenzeitlichen Erhöhungen um höchstens zehn Prozent überschreiten darf. Abzurechnen ist dann spätestens zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres, die Abrechnung ist an geeigneter Stelle im Haus zur Einsicht aufzulegen und Belegeinsicht zu gewähren. Überschuss oder Fehlbetrag sind zum übernächsten Zinstermin auszugleichen; die einjährige Frist zur Geltendmachung beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Kosten gegenüber dem Vermieter fällig geworden sind (§ 21 Abs. 3 MRG).

Verzichtet er darauf, gilt der Weg des § 21 Abs. 4 MRG: monatliche Verrechnung, wobei die Höhe dem Mieter wenigstens drei Tage vorher unter Vorlage der Rechnungsbelege nachzuweisen ist. Kosten, deren Fälligkeit mehr als ein Jahr zurückliegt, können nicht mehr geltend gemacht werden.

Die beiden Fristen greifen gut ineinander, wenn die Gemeinschaft ihre sechs Monate einhält: Eine Abrechnung, die Ende Juni beim Eigentümer liegt, lässt für die Weitergabe an den Mieter noch Luft. Wird sie im Herbst nachgereicht, wird es eng. Wie eine Abrechnung aufgebaut sein muss, damit sie prüfbar ist, zeigt der Beitrag zur Abrechnung der Eigentümergemeinschaft.

Wärme und Warmwasser laufen über ein eigenes Gesetz

Hat die Liegenschaft eine gemeinsame Wärmeversorgungsanlage, werden Heiz- und Warmwasserkosten nach dem Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz abgerechnet und nicht über den Betriebskostenblock. Die Verbrauchsanteile stammen aus den Geräten an den Heizkörpern und den Zählern; die Abrechnung des Messdienstleisters wandert als eigener Teil in die Vorschreibung an den Mieter. Welche Pflichten bei der Verbrauchserfassung inzwischen laufen und welche Frist Ende 2026 endet, behandelt der Beitrag zur fernablesbaren Verbrauchserfassung.

Sechs Schritte für die Vorschreibung an den Mieter

1. Anwendungsbereich klären: Baubewilligungsdatum und Anzahl der Objekte im Haus feststellen, daraus die Zuordnung zu Voll-, Teilanwendung oder Vollausnahme ableiten.
2. Mietvertrag durchsehen: Welche Formulierung überwälzt die Kosten, welcher Schlüssel ist genannt, gibt es eine Pauschale?
3. Die Abrechnung der Gemeinschaft Zeile für Zeile markieren — weitergebbar, beim Eigentümer bleibend, gemischt.
4. Rücklage, Erhaltung, Verbesserung, Darlehen und das Verwalterhonorar oberhalb der Grenze des § 22 MRG herausnehmen.
5. Vom Anteilsprozentsatz auf den für das Mietverhältnis maßgeblichen Schlüssel umrechnen und die Umsatzsteuer nach der Nutzungsart berücksichtigen (§ 32 Abs. 10 WEG 2002).
6. Fristgerecht abrechnen, Belege bereithalten und die Vorschreibung für das laufende Jahr anpassen.

In der Eigenverwaltung scheitert dieser Ablauf selten am Recht, sondern an der Ablage: Die Belege liegen bei einer Person, die Kategorien stecken in einem Tabellenblatt, und im Juni fehlt die Rechnung, die im Februar bezahlt wurde. Bei dotega laufen Kostenkategorien, Belege, Rücklagenstand und Vorausschau an einem Ort zusammen, jede Position bleibt für alle Parteien nachvollziehbar, und für rechtliche Rückfragen antwortet ein fester, zertifizierter Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden. Wie die Plattform Schritt für Schritt arbeitet, zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Genügt es, dem Mieter die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft weiterzuleiten?

Als Beleg ist sie brauchbar, als Abrechnung reicht sie nicht. Sie weist Aufwendungen aus, die den Mieter nichts angehen, rechnet nach Miteigentumsanteilen und stellt den Vorauszahlungen des Eigentümers gegenüber, was der Mieter nie geleistet hat. Geschuldet ist eine eigene Aufstellung über die vom Mieter gezahlten Beträge.

Darf ich das Verwalterhonorar meiner Gemeinschaft weitergeben?

Im Vollanwendungsbereich nur bis zur Höhe der Pauschale des § 22 MRG, die sich nach der Nutzfläche des Hauses bemisst und den nach § 15a Abs. 3 Z 1 MRG geltenden Betrag je Quadratmeter und Jahr nicht überschreiten darf. Was die Gemeinschaft darüber hinaus zahlt, bleibt beim Eigentümer. Außerhalb der Vollanwendung entscheidet der Mietvertrag; eine Klausel, die auf den MRG-Katalog verweist, übernimmt damit auch diese Deckelung.

Was passiert, wenn der Verwalter die Sechsmonatsfrist versäumt?

Der Anspruch auf Rechnungslegung besteht weiter und verjährt erst drei Jahre nach dem Ende der Abrechnungsfrist (§ 34 Abs. 1 letzter Satz WEG 2002). Wird trotz Aufforderung nicht gelegt, kann jeder Wohnungseigentümer das Bezirksgericht im außerstreitigen Verfahren anrufen; das Gericht trägt die Rechnungslegung unter Androhung einer Geldstrafe bis 6.000 Euro auf (§ 34 Abs. 3). Für das Mietverhältnis ändert die Säumnis des Verwalters nichts an den eigenen Fristen — die Vorbereitung sollte deshalb nicht bis Juni warten.

Wie wird bei einem Mieterwechsel mitten im Jahr gerechnet?

Maßgeblich ist die Dauer des Mietverhältnisses im Abrechnungsjahr: Die Jahreswerte werden auf die Monate heruntergebrochen, verbrauchsabhängige Positionen anhand der Ablesewerte zum Stichtag. Bei einem Wechsel des Wohnungseigentümers gilt auf der Gemeinschaftsseite die eigene Regel des § 34 Abs. 4 WEG 2002: Zur Nachzahlung eines Fehlbetrags ist verpflichtet, wer im Zeitpunkt der Fälligkeit Wohnungseigentümer ist.

Kann ich die Betriebskosten pauschal vereinbaren?

Im Vollanwendungsbereich des MRG steht dem die abschließende Systematik der §§ 21 bis 24 entgegen: Verrechnet wird entweder pauschaliert mit Jahresabrechnung nach § 21 Abs. 3 oder laufend nach § 21 Abs. 4, beides mit Abrechnungs- und Nachweispflicht. Außerhalb der Vollanwendung ist eine Pauschale grundsätzlich denkbar, ihre Zulässigkeit und Angemessenheit hängt aber von der Vertragsgestaltung ab und sollte vorab mit einer Rechtsberatung geklärt werden.

Ein Datum, zwei Systeme

Der häufigste Fehler bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist kein Rechenfehler. Er entsteht früher, in der Annahme, die Abrechnung der Gemeinschaft sei bereits die Abrechnung für den Mieter. Sie ist die Grundlage dafür, in Anteilen statt in Quadratmetern gerechnet, mit Positionen darin, die zum Eigentum gehören und nicht zur Nutzung.

Wer die eigene Wohnung dieser Systematik einmal sauber zuordnet (Baubewilligungsdatum, Anwendungsbereich, Vertragsklausel, Schlüssel), hat die Arbeit für alle Folgejahre erledigt. Danach ist die jährliche Aufgabe eine Sortierarbeit an einer Abrechnung, die ohnehin kommt. Vorausgesetzt, sie kommt pünktlich: Sechs Monate stehen der Gemeinschaft dafür zur Verfügung, und jeder Monat, den sie darüber hinaus braucht, geht vom Zeitfenster des Vermieters ab.