Verwaltungsvertrag in der Eigentümergemeinschaft: Welche Pflichten schon das Gesetz vorschreibt — und was Sie selbst vereinbaren müssen

Die Antwort vorweg

Anders als in vielen anderen Vertragsverhältnissen ist der Pflichtenkatalog einer österreichischen Hausverwaltung weitgehend vorgegeben. § 20 WEG 2002 zählt in zehn Absätzen auf, was sie zu tun hat, von der Vorausschau über die Abrechnung bis zum Konto der Gemeinschaft; die Bindungen, die sie als Machthaber nach dem 22. Hauptstück des Zweiten Teils des ABGB treffen, „können weder aufgehoben noch beschränkt werden“ (§ 20 Abs. 9 WEG 2002). Auch die Kündigungsregeln des § 21 sind unverrückbar: Sie „können nicht vertraglich abbedungen werden“ (§ 21 Abs. 5). Was ein Verwaltungsvertrag also wirklich festlegt, ist der Rest — das Honorar, der Umfang der über das Gesetz hinausgehenden Leistungen, die Vertragsdauer und die Abwicklung bei Beendigung. Über diesen Rest darf jede Wohnung Auskunft verlangen, und zwar ausdrücklich auch über die Entgeltvereinbarungen (§ 20 Abs. 7).

Welche Pflichten schuldet die Verwaltung ohnehin?

Wer einen Vertragsentwurf prüft, beginnt am besten mit dem, was gar nicht verhandelbar ist. Aus § 20 WEG 2002 ergibt sich diese Grundausstattung:

1. Die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Miteigentümer wahren und Weisungen der Mehrheit befolgen, soweit sie nicht gesetzwidrig sind (Abs. 1).
2. Bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode eine Vorausschau bekanntgeben, mit den absehbaren Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten, den nötigen Beiträgen zur Rücklage und den daraus folgenden Vorauszahlungen (Abs. 2).
3. Eine ordentliche und richtige Abrechnung nach den Regeln des § 34 legen (Abs. 3).
4. Für einen höchstens zehn Jahre alten Energieausweis sorgen und auf Verlangen gegen Kopierkosten eine Ablichtung aushändigen (Abs. 3a).
5. Vor einem Geschäft mit einer nahestehenden Person auf dieses Naheverhältnis hinweisen und für Erhaltungsarbeiten über die laufende Instandhaltung hinaus sowie für größere Verbesserungsarbeiten mindestens drei Angebote einholen (Abs. 4).
6. Rückstände einmahnen und nötigenfalls fristgerecht klagen (Abs. 5).
7. Sämtliche Zahlungen über ein für jeden Miteigentümer einsehbares Eigenkonto der Gemeinschaft oder ein ebenso einsehbares Anderkonto führen (Abs. 6).
8. Auf Verlangen über den Inhalt des Verwaltungsvertrags Auskunft geben, insbesondere über Entgelt und Leistungsumfang (Abs. 7), und die Namen sowie Zustellanschriften der übrigen Miteigentümer bekanntgeben, wenn jemand sie zur Verständigung braucht (Abs. 8).

Ein Vertrag, der eine dieser Zeilen abschwächt, ändert nichts an der Rechtslage. Er verrät aber etwas über die Gegenseite, und das ist beim Vergleich mehrerer Angebote die nützlichere Information.

Wofür braucht es dann überhaupt eine Vereinbarung?

Für alles, was das Gesetz offenlässt. Diese Punkte entscheiden im Alltag darüber, ob eine Gemeinschaft zufrieden ist:

Vertragspunkt	Worauf es ankommt	Anknüpfung im Gesetz
Honorar	Betrag je Objekt und Monat, Wertsicherung, Fälligkeit — eine Tarifordnung dafür gibt es nicht	Auskunftspflicht über die Entgeltvereinbarungen (§ 20 Abs. 7 WEG 2002)
Zusatzleistungen	Welche Tätigkeiten gesondert verrechnet werden: Mahnwesen, Bauaufsicht, weitere Versammlungen, Kopien	Die gesetzlichen Aufgaben des § 20 sind das Minimum, kein Maximum
Vertragsdauer	Bestimmte oder unbestimmte Zeit — davon hängen die Kündigungswege ab	§ 21 Abs. 1 und 2 WEG 2002
Abrechnungsperiode	Ob es beim Kalenderjahr bleibt; eine Abweichung braucht die Schriftform aller oder das Gericht	§ 34 Abs. 2 WEG 2002
Kommunikation	Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, elektronische Zustellung, Zugang zu Unterlagen	Bekanntgabe erfolgt über Anschlag und Übersendung (§ 24 Abs. 5 WEG 2002)
Rücklage	Auf welchem Konto sie liegt und wie sie veranlagt wird	Fruchtbringende Anlage auf einsehbarem Konto (§ 31 Abs. 2 WEG 2002)
Versicherung	Bestehen und Deckungssumme einer Vermögensschadenversicherung der Verwaltung	Keine Vorgabe im WEG 2002; reine Vereinbarungssache
Beendigung	Frist für Übergabe, Schlussrechnung, Herausgabe von Unterlagen und Guthaben	Rechnungslegung über die Rücklage ohne Verzug (§ 31 Abs. 3 WEG 2002)

Am meisten Geld steckt in der zweiten Zeile. Weil § 20 WEG 2002 nur den Boden beschreibt, entscheidet der Vertrag darüber, ob die Betreuung einer größeren Sanierung, das Einholen zusätzlicher Angebote oder die Teilnahme an einer weiteren Eigentümerversammlung im Pauschalhonorar enthalten ist. Eine Gemeinschaft, die diese Liste vorher schreibt und von jedem Anbieter ausfüllen lässt, vergleicht am Ende Zahlen, die zueinander passen. Wie ein belastbares Angebot sonst noch aussieht, steht im Beitrag zur Bestellung einer Verwaltung.

Wer schließt den Vertrag auf Seite der Gemeinschaft ab?

Vertragspartnerin ist die Eigentümergemeinschaft, die in Angelegenheiten der Verwaltung Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen kann (§ 18 Abs. 1 WEG 2002). Nach außen tritt sonst die Verwaltung für sie auf. Für das Verhältnis zur Verwaltung selbst gilt jedoch eine eigene Regel: In Fragen des rechtlichen Verhältnisses zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter wird die Gemeinschaft durch die nach Miteigentumsanteilen zu berechnende Mehrheit der Wohnungseigentümer vertreten (§ 18 Abs. 3 Z 1 lit. b WEG 2002). Kommt es zu einer Interessenkollision, kann die Gemeinschaft zusätzlich eine natürliche Person aus dem eigenen Kreis zum Eigentümervertreter bestellen; diese Funktion endet spätestens zwei Jahre nach der Bestellung, eine Wiederbestellung ist zulässig (§ 22 WEG 2002).

Der Weg dorthin führt über einen Beschluss. Erforderlich ist die Mehrheit aller Miteigentumsanteile oder eine Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen, die zugleich mindestens ein Drittel aller Anteile erreicht (§ 24 Abs. 4 WEG 2002); wer einen Abstimmungsvorschlag unterbreitet, muss darin über diese Mehrheitsregeln belehren. Der Beschluss wird durch Anschlag im Haus und durch Übersendung bekanntgemacht (§ 24 Abs. 5), und ab dem Anschlag läuft die Monatsfrist, in der die Rechtsunwirksamkeit wegen formeller Mängel, Gesetzwidrigkeit oder fehlender Mehrheit gerichtlich festgestellt werden kann (§ 24 Abs. 6). Wie dieses Verfahren abläuft, steht unter Beschluss anfechten.

Eine Besonderheit betrifft Gemeinschaften, die jemanden aus den eigenen Reihen betrauen wollen. Geht es um ein Rechtsgeschäft mit einem Wohnungseigentümer oder mit einer ihm nahestehenden Person, steht diesem Wohnungseigentümer kein Stimmrecht zu (§ 24 Abs. 3 WEG 2002). Wer als Miteigentümerin oder Miteigentümer die Verwaltung übernehmen und dafür ein Entgelt beziehen möchte, stimmt über den eigenen Vertrag also nicht mit ab. Das WEG 2002 selbst lässt als Verwalter jede natürliche oder juristische Person zu und sieht die Ersichtlichmachung im Grundbuch auf Antrag vor (§ 19 WEG 2002); welche Gewerbeberechtigung eine berufsmäßige Verwaltung braucht, behandelt der verlinkte Beitrag zur Bestellung. Verteilt eine Gemeinschaft Aufgaben dauerhaft auf mehrere Personen, geschieht das über eine schriftliche Gemeinschaftsordnung; sie ist wirksam, soweit sie zwingenden Grundsätzen des Gesetzes nicht widerspricht, und die damit betrauten Wohnungseigentümer „können nicht mit Vertretungsbefugnis ausgestattet werden“ (§ 26 Abs. 1 WEG 2002).

Wie kommt eine Gemeinschaft wieder aus dem Vertrag heraus?

Die Ausstiegswege richten sich danach, ob auf bestimmte oder auf unbestimmte Zeit abgeschlossen wurde. Bei unbestimmter Dauer können beide Seiten mit einer Frist von drei Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode kündigen (§ 21 Abs. 1 WEG 2002). Wurde auf bestimmte, mehr als dreijährige Zeit bestellt, ist eine Kündigung ohne Angabe von Gründen erst nach Ablauf von drei Jahren möglich, dann ebenfalls mit drei Monaten zum Ende einer Abrechnungsperiode (Abs. 2). Weil die Abrechnungsperiode nach § 34 Abs. 2 das Kalenderjahr ist, landet man ohne abweichende Vereinbarung beim 30. September als letztem Tag für eine Kündigung zum Jahresende.

Zwei Regelungen daneben verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die erste ist § 21 Abs. 3: Aus wichtigen Gründen kann die Gemeinschaft jederzeit kündigen, und bei grober Verletzung der Pflichten kann jeder einzelne Wohnungseigentümer die gerichtliche Auflösung beantragen — löst das Gericht auf, darf dieselbe Verwaltung nicht wieder bestellt werden. Die zweite ist § 21 Abs. 6: Wird ein befristeter Vertrag nach Ablauf stillschweigend fortgesetzt (§ 863 ABGB), gilt das als Verlängerung auf unbestimmte Zeit. Aus einer vergessenen Frist wird damit kein neuer Fünfjahresvertrag, sondern ein jederzeit zum Periodenende kündbares Verhältnis. Den vollständigen Ablauf eines Wechsels beschreibt der Beitrag zum Wechsel der Hausverwaltung.

Am Ende zählt die Übergabe. Bei Beendigung des Verwaltungsvertrags hat die Verwaltung ohne Verzug über die Rücklage Rechnung zu legen und den Überschuss an die neue Verwaltung oder an die Gemeinschaft herauszugeben; bei gerichtlicher Auflösung ist die Herausgabe binnen 14 Tagen bei Zwangsvollstreckung aufzutragen (§ 31 Abs. 3 WEG 2002). Die Ersichtlichmachung im Grundbuch wird nach einer gerichtlichen Auflösung von Amts wegen gelöscht, sonst auf Antrag anhand einer Urkunde über die Kündigung (§ 21 Abs. 4).

Was hilft, wenn Auskünfte oder Unterlagen ausbleiben?

Das WEG 2002 gibt jedem einzelnen Miteigentümer ein Druckmittel in die Hand, ohne dass es dafür eine Mehrheit braucht. Nach § 30 Abs. 1 Z 5 WEG 2002 kann jeder mit einem gegen den Verwalter zu richtenden Antrag verlangen, dass diesem bei Verstößen gegen § 20 Abs. 2 bis 7 die Einhaltung dieser Pflichten aufgetragen oder der Verwaltungsvertrag wegen grober Pflichtverletzung aufgelöst wird. Weil das Auskunftsrecht über den Vertragsinhalt in Abs. 7 steht, ist es von diesem Antrag mitumfasst. Zuständig ist das Bezirksgericht, in dessen Sprengel die Liegenschaft liegt, im Verfahren außer Streitsachen (§ 52 Abs. 1 Z 6); über die Rechtswirksamkeit einer Kündigung oder die Auflösung des Vertrags entscheidet dasselbe Gericht nach Z 8. Der Verwaltung kommt in solchen Verfahren Parteistellung zu, wenn ihr Verhalten Gegenstand ist (§ 52 Abs. 2 Z 1).

Bleibt die Abrechnung aus oder wird keine Belegeinsicht gewährt, greift zusätzlich § 34 Abs. 3: Das Gericht trägt die Erfüllung unter Androhung einer Geldstrafe bis zu 6.000 Euro auf, und diese Strafe kann wiederholt verhängt werden. Wurden Pflichten grob verletzt, kann die Gemeinschaft neben Schadenersatz auch eine Herabsetzung des vereinbarten Entgelts verlangen, gemessen an der Minderung des Nutzens aus der Verwaltertätigkeit (§ 20 Abs. 10). Diesen Anspruch nimmt § 52 Abs. 1 Z 6 ausdrücklich vom außerstreitigen Verfahren aus; er ist deshalb gesondert geltend zu machen, wofür sich anwaltliche Beratung empfiehlt.

Für Gemeinschaften, die ihre Liegenschaft selbst betreuen, verschiebt sich die Frage: Statt einen fremden Entwurf zu prüfen, halten sie fest, wer welche Aufgabe übernimmt, bis wann Vorausschau und Abrechnung fertig sind und wo die Unterlagen einsehbar sind. Eine digitale Plattform sammelt Beschlüsse, Belege und Fristen an einem Ort; alle Miteigentümer arbeiten mit demselben Datenstand, und für rechtliche Fragen antwortet eine feste zertifizierte Ansprechperson binnen 24 Stunden. Den Ablauf im Alltag zeigt So funktioniert’s.

Häufige Fragen

Muss der Verwaltungsvertrag schriftlich abgeschlossen werden?

Eine Formvorschrift dafür enthält das WEG 2002 nicht. Die Schriftform ist trotzdem der Normalfall, weil sich Honorar und Leistungsumfang sonst kaum belegen lassen — und weil jede Wohnung nach § 20 Abs. 7 WEG 2002 Auskunft über genau diese Punkte verlangen darf. Ohne festgehaltenen Text bleibt von der Vereinbarung nur das, was beide Seiten übereinstimmend erinnern.

Darf ein Vertrag längere Kündigungsfristen vorsehen als das Gesetz?

Nein. § 21 Abs. 5 WEG 2002 bestimmt, dass die Regelungen der vorangehenden Absätze nicht vertraglich abbedungen werden können. Die Dreimonatsfrist zum Ende der Abrechnungsperiode, die Lösungsmöglichkeit nach drei Jahren bei längerer Befristung und die Kündigung aus wichtigem Grund bleiben damit in jedem Fall bestehen.

Was passiert, wenn niemand rechtzeitig kündigt?

Läuft ein befristeter Vertrag aus und arbeiten beide Seiten stillschweigend weiter, gilt das nach § 21 Abs. 6 WEG 2002 als Verlängerung auf unbestimmte Zeit. Es gelten dann die Fristen des § 21 Abs. 1: drei Monate zum Ende jeder Abrechnungsperiode, für beide Seiten.

Bekomme ich als einzelner Miteigentümer den Vertrag zu sehen?

Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrags steht nach § 20 Abs. 7 WEG 2002 jedem Wohnungseigentümer auf Verlangen zu, ausdrücklich auch über die Entgeltvereinbarungen und den Umfang der vereinbarten Leistungen. Bleibt die Auskunft aus, führt der Weg über § 30 Abs. 1 Z 5 zum Bezirksgericht im außerstreitigen Verfahren.

Wie schnell muss nach dem Vertragsende abgerechnet werden?

Über die Rücklage ist ohne Verzug Rechnung zu legen und der Überschuss herauszugeben (§ 31 Abs. 3 WEG 2002). Für die laufende Abrechnungsperiode bleibt es bei der allgemeinen Frist: Die Abrechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Periode zu übersenden, anschließend ist Einsicht in die Belege zu gewähren (§ 34 Abs. 1).

Der Kalender entscheidet mit

Ein Verwaltungsvertrag wirkt in Österreich weniger dramatisch, als er aussieht: Den Kern schreibt das Gesetz, und zwar unabänderlich. Entscheidend sind die Stellen, an denen es schweigt — Honorar, Zusatzleistungen, Erreichbarkeit, Übergabe.

Konkret heißt das für die nächste Willensbildung: den Entwurf mit dem Abstimmungsvorschlag mitschicken, die Leistungsliste von jedem Anbieter im selben Raster ausfüllen lassen, die Vertragsdauer bewusst wählen und den Kündigungstermin gleich in den Kalender eintragen. Wer den 30. September verstreichen lässt, verhandelt ein Jahr später weiter — nur dann mit einem Vertrag, der auf unbestimmte Zeit läuft.

In der Selbstverwaltung mit dotega liegt der Vertrag bei den Beschlüssen, und der Kündigungstermin steht als Frist im Jahreslauf statt in einem Ordner.