Software für die Eigentümergemeinschaft: Was eine Plattform in Österreich abdecken muss

Ob ein Programm für eine österreichische Eigentümergemeinschaft taugt, entscheidet sich an vier Pflichten des WEG 2002. Die Vorausschau muss bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode bei allen Miteigentümern sein (§ 20 Abs. 2), die Abrechnung binnen sechs Monaten nach deren Ablauf, samt Einsicht in die Belege (§ 34 Abs. 1). Jeder Beschluss ist durch Anschlag im Haus und durch Übersendung kundzumachen, mit Angabe des Aushangtags und des sich daraus ergebenden Fristendes (§ 24 Abs. 5). Und sämtliche Ein- und Auszahlungen laufen über ein für jeden Wohnungseigentümer einsehbares Konto (§ 20 Abs. 6). Eine Software vorgeschrieben ist damit nicht — wohl aber ein Ergebnis, das viele am Markt erhältliche Programme so nicht vorsehen.

Welche Ergebnisse verlangt das WEG 2002?

Die Liste ist überschaubar und taugt als Checkliste für jede Produktvorführung. Wer sie Punkt für Punkt durchgeht, merkt schnell, ob ein Anbieter die österreichische Rechtslage kennt oder eine deutsche Oberfläche übersetzt hat.

Ergebnis	Vorgabe des Gesetzes	Fundstelle
Vorausschau	bis spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kundzumachen, mit Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten, Rücklagenbeiträgen und den daraus folgenden Vorauszahlungen	§ 20 Abs. 2 WEG 2002
Abrechnung	binnen sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu übersenden, danach Einsicht in die Belege	§ 34 Abs. 1 WEG 2002
Belege auf Datenträgern	Einsicht in Ausdrucke, auf Verlangen Kopien gegen Kostenersatz	§ 34 Abs. 1 WEG 2002
Kundmachung von Beschlüssen	Anschlag an deutlich sichtbarer Stelle des Hauses und Übersendung, mit Aushangtag und Fristende	§ 24 Abs. 5 WEG 2002
Abstimmungsvorschlag	Belehrung über die Mehrheitsregeln und darüber, dass auch mehrheitliches Schweigen einen Beschluss nicht verhindert	§ 24 Abs. 4 letzter Satz WEG 2002
Konto	Eigen- oder Anderkonto, für jeden Wohnungseigentümer einsehbar	§ 20 Abs. 6, § 31 Abs. 2 WEG 2002
Rücklage	angemessen zu bilden, fruchtbringend anzulegen, Ausgangswert 0,90 Euro je Quadratmeter Nutzfläche mit Valorisierung seit 1. Jänner 2024	§ 31 Abs. 1 und 5 WEG 2002
Aufteilung	nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile bei Ende der Abrechnungsperiode	§ 32 Abs. 1 WEG 2002
Niederschrift	über Teilnehmer, Abstimmungsergebnisse und Beschlüsse, allen kundzumachen	§ 25 Abs. 3 WEG 2002

Zur Rücklage noch eine Warnung vor einer beliebten Verwechslung: Der Betrag von 0,90 Euro ist ein Ausgangswert, der sich seit dem 1. Jänner 2024 alle zwei Jahre nach dem Verbraucherpreisindex 2020 ändert; den jeweils geltenden Wert veröffentlicht die Wirtschaftskammer über den Fachverband der Immobilien- und Vermögenstreuhänder. Eine Plattform, die diese Zahl fix hinterlegt hat, rechnet früher oder später falsch. Woran sich die Höhe sonst orientiert, zeigt der Beitrag zur Rücklage, die Systematik der jährlichen Planung der Beitrag zur Vorausschau.

Warum ist der Aushang im Stiegenhaus das Nadelöhr?

Weil er sich nicht wegdigitalisieren lässt. Beschlüsse sind jedem Wohnungseigentümer sowohl durch Anschlag an einer für alle deutlich sichtbaren Stelle des Hauses als auch durch Übersendung zur Kenntnis zu bringen (§ 24 Abs. 5 WEG 2002). Für den Fristbeginn zählt der Anschlag, und darauf ist im übersendeten Beschluss ausdrücklich hinzuweisen, zusammen mit dem Tag des Anschlags und dem Ende der Monatsfrist des § 24 Abs. 6. Wer einen Beschluss nur per Portal verteilt, verschiebt die Frist ins Ungewisse und riskiert, dass eine Anfechtung Monate später noch offen ist.

Digital wird dafür der zweite Weg: Jeder Wohnungseigentümer kann verlangen, dass die Übersendung an ihn nicht auf dem Postweg, sondern elektronisch geschieht (§ 24 Abs. 5 letzter Satz). Brauchbar ist eine Plattform also dann, wenn sie beides erzeugt — einen fertigen Aushangtext mit Datumsfeldern und daneben Versandlisten getrennt nach Post und E-Mail. Wie eine Beschlussfassung ohne Versammlung zustande kommt, beschreibt der Beitrag zum Umlaufbeschluss; die Regeln für die Versammlung selbst stehen im Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Für Videokonferenzen gibt das Gesetz einen engeren Rahmen vor als in Deutschland: Zulässig ist, Wohnungseigentümern die Möglichkeit zur Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikation einzuräumen (§ 25 Abs. 2a WEG 2002). Von einer Versammlung, die nur noch im Netz stattfindet, spricht das WEG 2002 nicht. Die Einberufung bleibt an die Zwei-Wochen-Frist und an die Form des § 24 Abs. 5 gebunden (§ 25 Abs. 2), und über den Ablauf ist eine Niederschrift aufzunehmen und allen kundzumachen (§ 25 Abs. 3). Was darin stehen sollte, sammelt der Beitrag zum Protokoll.

Welche Gruppen gibt es am Markt?

Wer „Hausverwaltungssoftware Österreich“ sucht, landet fast immer bei Programmen für Immobilientreuhänder — gebaut für Büros, die Dutzende Liegenschaften betreuen. Daneben stehen Plattformen, die auf Gemeinschaften ohne externe Verwaltung zugeschnitten sind, und der klassische Eigenbau.

Gruppe	Zielgruppe	Was sie gut kann	Der Haken für eine Eigenverwaltung
Treuhänder-Programm	gewerbliche Liegenschaftsverwaltung	Buchhaltungstiefe, viele Objekte, Schnittstellen zur Steuerberatung	erwartet Fachanwender; Aushang, Belehrungstexte und Fristen bleiben Handarbeit
Plattform für die Eigenverwaltung	Gemeinschaften, die selbst verwalten	Ablauf entlang der Fristen des WEG 2002, Vorlagen, persönliche Begleitung	laufender Beitrag je Objekt, wenig Raum für Sonderkonstruktionen
Tabelle und Online-Banking	kleine Anlagen mit wenigen Buchungen	kostet nichts außer Zeit, Dateien bleiben im Haus	Abrechnung, Aushang und Belegablage hängen an einer einzelnen Person

dotega zählt zur mittleren Gruppe und richtet sich in Österreich ausdrücklich am WEG 2002 aus: Die Plattform führt durch Vorausschau, Abrechnung und Beschlussfassung, das Konto bleibt auf die Eigentümergemeinschaft geführt, und ein zertifizierter Ansprechpartner begleitet die Gemeinschaft dauerhaft. Wie der Umstieg praktisch abläuft, steht im Beitrag zur Selbstverwaltung in Österreich; welche Aufgaben ganz ohne bestellte Verwaltung offenbleiben, im Beitrag zur Gemeinschaft ohne Hausverwaltung.

Womit ist bei den Kosten zu rechnen?

Honorare für eine gewerbliche Verwaltung sind in Österreich frei vereinbar, eine Tarifordnung gibt es nicht. Als Vergleichsgröße dient die Bandbreite, die für eine klassische Fremdverwaltung üblich ist: 45 bis 70 Euro je Einheit und Monat (Marktbeobachtung dotega, 2026). Die betreute Eigenverwaltung bei dotega beginnt laut Preisübersicht (Stand September 2026) bei 9,80 Euro je Einheit und Monat, wobei der Preis je Einheit mit der Größe der Anlage und der gewählten Laufzeit von 6, 12 oder 24 Monaten sinkt; die vollständigen Staffeln samt Rechner stehen auf der Seite Preise.

Beim Rechnen lohnt Genauigkeit an zwei Stellen. Das Verwaltungshonorar ist eine Aufwendung im Sinne des § 32 WEG 2002 und wird nach Miteigentumsanteilen aufgeteilt, die Rücklage dagegen ist Vorsorge für künftige Aufwendungen und gehört in eine eigene Zeile (§ 31 Abs. 1). Und Zusatzposten zeigen sich oft erst im Kleingedruckten: Einrichtung und Datenübernahme, Portokosten für alle, die keine elektronische Übersendung verlangt haben, sowie Gebühren für jedes zusätzliche Konto, etwa bei gesonderten Abrechnungseinheiten nach § 31 Abs. 4. Wie die Positionen später in der Jahresrechnung auftauchen, zeigt der Beitrag zur Abrechnung.

Welche Fragen klären Sie vor der Testphase?

Sieben Punkte trennen ein Programm, das zur österreichischen Rechtslage passt, von einem, das nur so aussieht.

• Konto: Läuft jede Ein- und Auszahlung über ein Eigen- oder Anderkonto, das jeder Wohnungseigentümer einsehen kann (§ 20 Abs. 6 WEG 2002)? Die Kontofrage behandelt der Beitrag zum Konto der Eigentümergemeinschaft.
• Aushang: Erzeugt die Software einen Beschlusstext mit Aushangtag, Fristende und dem vorgeschriebenen Hinweis auf die Maßgeblichkeit des Anschlags (§ 24 Abs. 5)?
• Belehrung: Steht der Hinweis auf die Mehrheitsregeln automatisch in jedem Abstimmungsvorschlag (§ 24 Abs. 4 letzter Satz)?
• Vollmachten: Lässt sich hinterlegen, dass eine schriftliche Vollmacht höchstens drei Jahre alt sein darf, und wird das beim Zählen berücksichtigt (§ 24 Abs. 2)?
• Belege: Lassen sich Ausdrucke aller digital abgelegten Belege erzeugen, wie es § 34 Abs. 1 für die Einsicht verlangt?
• Datenschutz: Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO? Und bildet das System ab, dass E-Mail-Adressen anderen Wohnungseigentümern nur mit Einwilligung des Betroffenen mitgeteilt werden dürfen (§ 20 Abs. 8 WEG 2002)?
• Ausstieg: Welche Daten bekommt die Gemeinschaft bei Vertragsende, in welchem Format und bis wann? Bei Beendigung eines Verwaltungsvertrags ist über die Rücklage ohne Verzug Rechnung zu legen und der Überschuss herauszugeben (§ 31 Abs. 3) — die Buchhaltung dahinter sollte ebenso greifbar sein.

Wo eine Plattform nichts ausrichtet

Die Verantwortung wandert nicht mit den Daten. Wer in der Gemeinschaft die Verwaltung führt, ist Machthaber nach dem 22. Hauptstück des ABGB, und diese Pflichten können weder aufgehoben noch beschränkt werden (§ 20 Abs. 9 WEG 2002). Welcher Sorgfaltsmaßstab dabei gilt und wo die Grenzen liegen, sortiert der Beitrag zur Haftung in der Eigentümergemeinschaft.

Rechtsfragen beantwortet ein Programm ebenfalls nicht. Ob eine Maßnahme zur ordentlichen Verwaltung zählt oder als Verbesserung binnen drei Monaten nach § 29 WEG 2002 angefochten werden kann, hängt am Einzelfall. Vorlagen ersetzen an dieser Stelle keine Beratung, und eine falsch eingeordnete Maßnahme kostet mehr, als jede Lizenz je kosten könnte.

Offen bleibt auch eine gewerberechtliche Frage. Ob eine entgeltlich geführte Eigenverwaltung als Immobilienverwaltung gilt, lässt sich nicht pauschal beantworten; wer dafür eine Aufwandsentschädigung vorsieht, klärt das vorab mit der Gewerbebehörde oder der Wirtschaftskammer. Und die Zwangsmittel des Gesetzes zielen auf den bestellten Verwalter: Die Geldstrafe bis zu 6.000 Euro bei mangelhafter Rechnungslegung trifft ihn (§ 34 Abs. 3), nicht die Gemeinschaft, die sich selbst verwaltet — was die Kontrolle innerhalb der Gemeinschaft umso wichtiger macht. Wie diese Kontrolle aussieht, zeigt der Beitrag zum Kontrollieren der Hausverwaltung.

Zuletzt der Zeitaufwand. Er verschwindet nicht, er verschiebt sich vom Suchen zum Prüfen. Eine Anlage, in der sich niemand regelmäßig kümmern möchte, ist mit einer externen Verwaltung besser bedient.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine Eigentümergemeinschaft in Österreich eine Verwaltungssoftware einsetzen?

Nein. Das WEG 2002 nennt Ergebnisse und Fristen — Vorausschau (§ 20 Abs. 2), Abrechnung binnen sechs Monaten (§ 34 Abs. 1), Kundmachung der Beschlüsse (§ 24 Abs. 5) und ein einsehbares Konto (§ 20 Abs. 6). Mit welchem Werkzeug die Gemeinschaft das erledigt, ist ihre Sache.

Reicht es, Beschlüsse per E-Mail zu verschicken?

Nein, die Übersendung ist nur die eine Hälfte. Beschlüsse sind zusätzlich durch Anschlag an einer für alle Wohnungseigentümer deutlich sichtbaren Stelle des Hauses kundzumachen, und für den Beginn der Anfechtungsfrist ist dieser Anschlag maßgeblich (§ 24 Abs. 5 WEG 2002). Elektronisch übersenden darf man nur an jene, die das verlangt haben.

Genügt eine digitale Belegablage für die Belegeinsicht?

Sie genügt als Ablage, nicht als Antwort auf ein Einsichtsbegehren. Bei Belegen auf Datenträgern ist Einsicht in Ausdrucke der Belege zu gewähren, und auf Verlangen sind gegen Kostenersatz Kopien anzufertigen (§ 34 Abs. 1 WEG 2002). Eine Software sollte also druckfähige Sammelausgaben erzeugen können.

Darf die Eigentümerversammlung per Videokonferenz stattfinden?

Das Gesetz erlaubt, Wohnungseigentümern die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikation einzuräumen, etwa über eine Videokonferenzverbindung (§ 25 Abs. 2a WEG 2002). Einberufungsfrist, Form und Niederschrift richten sich unverändert nach § 25 Abs. 2 und 3 in Verbindung mit § 24 Abs. 5.

Was ist beim Wechsel des Anbieters zu beachten?

Der Vertrag entscheidet, welche Daten in welchem Format zurückkommen. Endet zugleich ein Verwaltungsvertrag, ist über die Rücklage ohne Verzug Rechnung zu legen und der Überschuss an den neuen Verwalter oder an die Eigentümergemeinschaft herauszugeben (§ 31 Abs. 3 WEG 2002). Wer diese Punkte vor der Unterschrift festhält, verhandelt sie nicht im Moment des Ausstiegs.

Drei Punkte vor dem Beschluss

Der erste ist das Konto: Solange es auf die Eigentümergemeinschaft läuft und für alle einsehbar ist, bleibt die Gemeinschaft unabhängig von jedem Anbieter. Der zweite ist der Fristenkalender — Vorausschau bis zum Ende der Abrechnungsperiode, Abrechnung binnen sechs Monaten, Monatsfrist ab Anschlag. Ein Programm, das diese drei Termine führt, nimmt der Gemeinschaft die häufigste Fehlerquelle ab.

Der dritte ist die Vereinbarung selbst. Bevor eine Gemeinschaft einen Vertrag schließt, gehört geklärt, wer ihn unterschreibt und welche Mehrheit dafür nötig ist; die Mehrheitsregeln stehen in § 24 Abs. 4 WEG 2002, die inhaltlichen Anforderungen an einen Verwaltungsvertrag im Beitrag zum Verwaltungsvertrag. Eine Testphase ohne diesen Beschluss ist möglich; eine Umstellung des gesamten Zahlungsverkehrs ist es nicht.