Datenschutz in der Eigentümergemeinschaft: was das WEG 2002 offenlegen lässt und was geheim bleibt

Die Eigentümergemeinschaft ist selbst datenschutzrechtlich Verantwortliche: Sie kann in Angelegenheiten der Verwaltung der Liegenschaft Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen (§ 18 Abs. 1 WEG 2002) und bestimmt über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Für den laufenden Betrieb braucht sie keine Zustimmung ihrer Mitglieder, denn das Wohnungseigentumsgesetz schreibt die meisten Vorgänge selbst vor — Kundmachung, Niederschrift, Abrechnung und Belegeinsicht sind dort angeordnet und damit über Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gedeckt. Heikel wird es überall dort, wo keine solche Anordnung greift, weil dann das verfassungsrechtlich abgesicherte Recht auf Geheimhaltung nach § 1 Abs. 1 DSG den Maßstab setzt.

Welches Recht gilt in Österreich zusätzlich zur DSGVO?

Neben der seit 25. Mai 2018 unmittelbar anwendbaren Verordnung (EU) 2016/679 steht hierzulande das Datenschutzgesetz (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999, dessen § 1 den Rang einer Verfassungsbestimmung hat. Nach dessen Abs. 1 hat jedermann Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht. Ausgeschlossen ist dieses Interesse bei Daten, die allgemein verfügbar oder nicht auf die Person rückführbar sind.

Abs. 2 derselben Bestimmung legt die Messlatte für jeden Eingriff: Beschränkungen des Geheimhaltungsanspruchs sind nur zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen eines anderen zulässig, und selbst dann darf der Eingriff bloß „in der gelindesten, zum Ziel führenden Art“ erfolgen. Für eine Hausverwaltung heißt das ganz praktisch: Reicht eine Mitteilung an die betroffene Wohnung, scheidet ein Rundschreiben an alle aus.

Hinzu kommt das Datengeheimnis des § 6 DSG. Verantwortliche, Auftragsverarbeiter und deren Mitarbeiter haben Daten, die ihnen bloß wegen ihrer beruflichen Tätigkeit zugänglich wurden, geheim zu halten, solange kein rechtlich zulässiger Grund für eine Übermittlung vorliegt. Mitarbeiter sind dazu vertraglich zu verpflichten und über die Folgen einer Verletzung zu belehren (Abs. 2 und 3). Welche Pflichten eine bestellte Verwaltung darüber hinaus treffen, führt der Beitrag zum Verwaltungsvertrag auf.

Welche Daten darf die Hausverwaltung an andere Miteigentümer weitergeben?

Hier ist das WEG 2002 ungewöhnlich genau. Verlangt ein Wohnungseigentümer die Namen und Zustellanschriften der übrigen, um sie im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Rechte zu verständigen, hat die Verwaltung diese Auskunft zu erteilen; E-Mail-Adressen jedoch nur mit Einwilligung des jeweils Betroffenen (§ 20 Abs. 8 WEG 2002). Der Empfänger darf die erhaltenen Daten ausschließlich für genau diesen Verständigungszweck verwenden — eine Zweckbindung, die der Gesetzgeber direkt in das Wohnungseigentumsrecht geschrieben hat.

Wer seine Zustellanschrift gegenüber den übrigen Miteigentümern nicht preisgeben möchte, kann die Weitergabe untersagen, muss der Verwaltung aber gleichzeitig eine andere inländische Anschrift oder eine E-Mail-Adresse nennen, über die er erreichbar ist und die weitergegeben werden darf. Ein völliges Abtauchen sieht die Bestimmung nicht vor, was angesichts der Fristen für Beschlussanfechtungen nachvollziehbar ist.

Noch weiter geht § 20 Abs. 7 WEG 2002. Kommt ein Beschluss auf schriftlichem Weg zustande, kann jeder Wohnungseigentümer Auskunft über das Stimmverhalten der anderen verlangen. Das Gesetz ordnet damit eine Offenlegung an, die ohne diese Grundlage kaum zu rechtfertigen wäre. Wie eine schriftliche Willensbildung korrekt abläuft, erklärt der Beitrag zum Umlaufbeschluss.

Wie passt der Anschlag im Stiegenhaus zum Geheimhaltungsanspruch?

Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft sind an einer für alle deutlich sichtbaren Stelle des Hauses auszuhängen und zusätzlich zu übersenden (§ 24 Abs. 5 WEG 2002). Maßgeblich für den Beginn der Monatsfrist ist dabei der Aushang, weshalb dem übersendeten Stück ein Hinweis mit Aushangtag und Fristende beizulegen ist. Diese Kundmachung ist gesetzlich befohlen und darum zulässig — was dort hängt, sollte allerdings tatsächlich nur der Beschlusstext sein und keine Aufstellung über Zahlungsrückstände einzelner Objekte.

Die folgende Übersicht fasst zusammen, welche Offenlegungen das Wohnungseigentumsgesetz selbst verlangt.

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Die Niederschrift hält nach § 25 Abs. 3 WEG 2002 ausdrücklich die Teilnehmer fest, eine Anwesenheitsliste gehört in Österreich damit zur gesetzlichen Pflicht; wie eine solche Niederschrift aufgebaut wird, steht im Beitrag zur Niederschrift der Eigentümerversammlung. Die Belegeinsicht nach § 34 Abs. 1 WEG 2002 wiederum verlangt bei digital geführten Belegen Einsicht in Ausdrucke, auf Wunsch Kopien gegen Kostenersatz — ein Punkt, an dem eine rein elektronische Ablage allein nicht genügt. Was in die Abrechnung gehört, führt der Beitrag zur Abrechnung nach WEG 2002 aus.

Wer den Postweg scheut, hat ein Wahlrecht: Jeder Wohnungseigentümer kann verlangen, dass Beschlüsse ihm elektronisch übermittelt werden (§ 24 Abs. 5 letzter Satz). Umgekehrt darf eine Verwaltung diesen Weg niemandem aufzwingen.

Was schreibt das Datenschutzgesetz zur Kamera im Haus vor?

Die Bildverarbeitung ist in Österreich eigens geregelt, nämlich im 3. Abschnitt des 1. Hauptstücks des DSG. Die Vorgaben sind konkret, und sie enthalten die einzigen harten Zahlen, die in diesem Themenfeld zu finden sind.

Die 72-Stunden-Regel des § 13 Abs. 3 DSG ist der Punkt, an dem die meisten Anlagen in Wohnhäusern scheitern. Sie verbietet längere Speicherung nicht, verlangt dafür aber eine Begründung und eine gesonderte Protokollierung — beides fehlt, wenn eine Kamera einfach mit Werkseinstellung läuft. Dazu kommt die Strafdrohung: Bis zu 50 000 Euro drohen nach § 62 Abs. 1 DSG etwa auch dem, der Daten vorsätzlich unter Verletzung des Datengeheimnisses weitergibt (Z 2). Für Verstöße, die unter Art. 83 DSGVO fallen, gelten die dortigen Rahmen von 10 beziehungsweise 20 Millionen Euro; § 11 DSG hält die Datenschutzbehörde allerdings an, besonders bei erstmaligen Verstößen von der Verwarnung Gebrauch zu machen.

Welche Schritte eine Eigentümergemeinschaft festlegen sollte

Acht Punkte decken den weit überwiegenden Teil der Fälle ab, die sonst vor der Datenschutzbehörde landen.

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anlegen und darin Zwecke, Datenkategorien, Empfänger und Löschfristen festhalten (Art. 30 Abs. 1 DSGVO); dass eine Gemeinschaft weniger als 250 Beschäftigte hat, befreit wegen der laufenden Buchhaltung meist nicht davon (Art. 30 Abs. 5).
• Für jedes eingesetzte Programm und jeden Messdienst klären, ob Art. 28 Abs. 3 DSGVO durch eine schriftliche Vereinbarung erfüllt ist. Worauf bei der Auswahl zu achten ist, behandelt der Beitrag zur Software für die Eigentümergemeinschaft.
• Mitarbeiter und Hilfskräfte nach § 6 Abs. 2 DSG schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichten, auch wenn sie nur stundenweise aushelfen.
• Beim Aushang nach § 24 Abs. 5 WEG 2002 ausschließlich den Beschlusstext samt Fristhinweis anbringen und sonst nichts.
• Rundschreiben über einen Verteiler versenden, in dem die Empfänger einander nicht sehen, solange keine Einwilligung nach § 20 Abs. 8 WEG 2002 vorliegt.
• Zugriffsrechte auf Konto und Unterlagen dokumentieren und bei jedem Wechsel sofort anpassen; die Kontrollrechte des einzelnen Miteigentümers beschreibt der Beitrag zur Kontrolle der Hausverwaltung.
• Einen festen Ablauf für Auskunftsbegehren vereinbaren; Art. 12 Abs. 3 DSGVO lässt dafür einen Monat Zeit, verlängerbar um zwei weitere.
• Eine zuständige Person für den Fall benennen, dass Unterlagen abhandenkommen, denn dann laufen die 72 Stunden der Meldepflicht nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO.

Bei dotega liegen Vorausschau, Abrechnung, Belege und Beschlüsse an einer Stelle, zu der alle Eigentümer der betreffenden Liegenschaft Zugang haben; der Zahlungsverkehr läuft über das Konto der Gemeinschaft, das nach § 20 Abs. 6 WEG 2002 ohnehin für jeden einsehbar sein muss und dessen Einrichtung der Beitrag zum Konto der Eigentümergemeinschaft beschreibt, und für die Verarbeitung im Auftrag besteht eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Wie das Zusammenspiel aussieht, führt die Seite So funktioniert’s vor. Wie sich eine Vorausschau aufbaut, steht im Beitrag zur Vorausschau.

Woran die Eigenverwaltung beim Datenschutz hängt

Verwaltet eine Gemeinschaft sich ohne bestellte Hausverwaltung, bleibt sie Verantwortliche, verliert aber die Person, an die sich die Pflichten des § 20 WEG 2002 richten. Die Aufgabe besteht weiter, nur steht niemand mehr namentlich dafür ein. Was in diesem Zustand rechtlich gilt, trennt der Beitrag zur Eigentümergemeinschaft ohne Hausverwaltung auf.

Daran hängt eine Lücke, die selten jemand erwähnt. Das Minderheitsrecht des § 30 Abs. 1 Z 5 WEG 2002 erlaubt es einer einzelnen Wohnung, der Verwaltung die Einhaltung der Pflichten gerichtlich auftragen zu lassen — erfasst sind dort aber nur § 20 Abs. 2 bis 7. Die Auskunft über Namen und Anschriften nach Abs. 8 fällt nicht darunter, und bei einer Eigenverwaltung gibt es ohnehin keinen Verwalter, gegen den sich ein solcher Antrag richten ließe. Wer die Daten also nicht herausrückt, ist auf diesem Weg nicht zu erreichen; es bleibt die Beschwerde bei der Datenschutzbehörde nach § 24 DSG.

Praktisch heikler ist die Ausstattung. Nach Art. 32 DSGVO sind Schutzmaßnahmen zu treffen, die zum jeweiligen Risiko passen. Ein gemeinsam genutzter Familienrechner, auf dem Abrechnungen neben Urlaubsfotos liegen, erfüllt das kaum, und eine Versicherung ersetzt die Lücke nicht automatisch. Welche Haftung an Fehlern der Verwaltung hängt, ordnet der Beitrag zur Haftung in der Eigentümergemeinschaft ein.

Schließlich das Geld: Art. 82 Abs. 1 DSGVO gibt jeder betroffenen Person Anspruch auf Ersatz des materiellen wie des immateriellen Schadens. Von dieser Haftung befreit Abs. 3 nur, wer den Nachweis führt, für den schadensauslösenden Umstand in keinerlei Hinsicht einzustehen. Soweit auf das Vermögen der Gemeinschaft gegriffen wird, trifft die Miteigentümer die Ausfallhaftung nach Miteigentumsanteilen (§ 18 Abs. 4 WEG 2002). Ob und in welchem Umfang eine Polizze solche Ansprüche deckt, gehört vorab mit dem Versicherer geklärt. Ab welcher Größe eine Eigenverwaltung überhaupt trägt, behandelt der Beitrag zur Größe der Eigenverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine Eigentümergemeinschaft einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Üblicherweise nicht. Art. 37 Abs. 1 DSGVO knüpft die Pflicht an Behörden sowie an Kerntätigkeiten mit umfangreicher Überwachung oder besonderen Datenkategorien; eine Liegenschaftsverwaltung fällt im Normalfall unter keinen dieser Punkte. Eine nationale Zusatzschwelle nach Beschäftigtenzahl, wie sie andere Mitgliedstaaten kennen, sieht das DSG nicht vor.

Darf im Stiegenhaus eine Liste mit offenen Beträgen hängen?

Dafür fehlt eine gesetzliche Anordnung. § 24 Abs. 5 WEG 2002 befiehlt den Aushang von Beschlüssen, nicht von Zahlungsständen, und eine Liste im Hausflur erreicht Mieter, Zusteller und Besucher. Gegen säumige Miteigentümer sieht das Gesetz einen anderen Weg vor, den der Beitrag zum Zahlungsrückstand beschreibt.

Kann ich erfahren, wem die Wohnung über mir gehört?

Ja, sofern Sie die Auskunft zur Verständigung im Zusammenhang mit Ihren Rechten als Wohnungseigentümer benötigen. § 20 Abs. 8 WEG 2002 verpflichtet die Verwaltung dann zur Mitteilung von Namen und Zustellanschrift. Die Daten dürfen ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden, die E-Mail-Adresse bleibt ohne Einwilligung außen vor.

Wie lange dürfen Videoaufnahmen gespeichert werden?

Zu löschen sind sie, sobald der Zweck weggefallen ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Eine Speicherung über 72 Stunden hinaus muss nach § 13 Abs. 3 DSG verhältnismäßig sein und ist gesondert zu protokollieren und zu begründen. Die Anlage ist zudem nach § 13 Abs. 5 DSG so zu kennzeichnen, dass der Verantwortliche erkennbar wird.

An wen kann ich mich bei einem Verstoß wenden?

§ 24 Abs. 1 DSG eröffnet jeder betroffenen Person die Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, wenn sie die Verarbeitung ihrer Daten für rechtswidrig hält. Die Beschwerde muss das verletzte Recht, den Beschwerdegegner, den Sachverhalt und ein Begehren auf Feststellung enthalten (Abs. 2). Parallel bleibt der Weg über Art. 82 DSGVO zum Schadenersatz offen.

Die Pflicht liefert die Grundlage gleich mit

In Österreich ist die Lage günstiger, als der Ruf des Themas vermuten lässt. Das WEG 2002 benennt ausdrücklich, was mitgeteilt, ausgehängt und offengelegt werden muss, und wo eine solche Anordnung steht, ist die Rechtsgrundlage bereits geklärt. Der Streit entzündet sich fast immer an dem, was darüber hinausgeht: an der Kamera ohne Kennzeichnung, am Sammelmail mit sichtbaren Adressen, an der Aufstellung im Hausflur.

Für die nächste Versammlung reichen zwei Punkte auf der Tagesordnung. Zum einen ein kurzes Verarbeitungsverzeichnis, das in Tabellenform festhält, welche Daten zu welchem Zweck wie lange gespeichert bleiben. Zum anderen die Festlegung, Unterlagen an einem Ort zu führen, auf den jeder Berechtigte selbst zugreifen kann, statt sie wiederholt zu versenden. Beides ist mit einfacher Anteilsmehrheit nach § 24 Abs. 4 WEG 2002 beschlossen und erspart die unangenehmeren Gespräche später.

Tobias Krämer

Fachautor für WEG-Recht

Foto: Symbolbild

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