Heizkostenabrechnung in der Eigentümergemeinschaft: Welcher Schlüssel gilt und welche Frist niemand versäumen sollte

Maßgeblich für die Heizkosten in einer österreichischen Eigentümergemeinschaft ist nicht das Wohnungseigentumsgesetz, sondern ein eigenes Bundesgesetz: das Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz. Es greift in Gebäuden und wirtschaftlichen Einheiten ab vier Nutzungsobjekten, die von einer gemeinsamen Anlage versorgt und mit Messvorrichtungen ausgestattet sind (§ 3 Abs. 1 HeizKG). Aufgeteilt werden dann mindestens 55 und höchstens 85 Prozent der Energiekosten nach den gemessenen Verbrauchsanteilen, der jeweilige Rest nach der versorgbaren Nutzfläche (§ 10 Abs. 1 HeizKG). Wer im Haus nichts anderes schriftlich festgelegt hat, rechnet nach dem gesetzlichen Ersatzschlüssel ab: 70 Prozent Verbrauch zu 30 Prozent Nutzfläche (§ 13 Abs. 3 Z 2 HeizKG).

Für welche Häuser gilt das HeizKG überhaupt?

Die Schwelle steht am Anfang des Gesetzes und wird oft übersehen. Ziel ist die überwiegend verbrauchsabhängige Abrechnung in Gebäuden mit mindestens vier Nutzungsobjekten, sofern die Abnehmer Einfluss auf den Verbrauch haben und die erwartete Einsparung die Kosten für Einbau und Betrieb der Messvorrichtungen übersteigt (§ 1 Abs. 1 HeizKG). Eine Dreiparteienvilla mit Zentralheizung fällt also nicht darunter.

Die Rollenverteilung ist ebenfalls gesetzlich benannt. Abgeber ist, wer die gemeinsame Versorgungsanlage im eigenen Namen betreibt oder wer Wärme vom Erzeuger übernimmt und im eigenen Namen weitergibt (§ 2 Z 3 HeizKG); Abnehmer ist unter anderem ausdrücklich der Wohnungseigentümer (§ 2 Z 4 lit. c). In der Eigentümergemeinschaft steht damit die Gemeinschaft auf der Abgeberseite, vertreten durch die Verwaltung oder in der Eigenverwaltung durch die Eigentümer selbst, und jede Wohnung auf der Abnehmerseite.

Bezugsgröße für den flächenabhängigen Teil ist die versorgbare Nutzfläche: die Nutzfläche nach § 2 Abs. 7 in Verbindung mit § 7 WEG 2002 ohne offene Loggien und ohne nicht versorgte Kfz-Abstellplätze, dazu Keller-, Dachboden- und Hobbyräume sowie Saunen, soweit die gemeinsame Anlage sie versorgt (§ 2 Z 6 HeizKG). Woher diese Zahlen im Haus stammen, erklärt der Beitrag zu Nutzwert und Parifizierung.

Wie wird zwischen Heizung und Warmwasser getrennt?

In zwei Schritten, und der erste hat mit den einzelnen Wohnungen noch nichts zu tun. Stellt eine Anlage Wärme für Heizung und Warmwasser bereit, hat der Abgeber die Kosten zunächst nach dem jeweiligen Wärmeverbrauch zu trennen, gemessen durch Vorrichtungen nach dem Stand der Technik (§ 9 Abs. 1 HeizKG). Ist eine getrennte Messung unwirtschaftlich, tritt eine Ermittlung nach einem Verfahren des Stands der Technik an ihre Stelle (§ 9 Abs. 2). Bleibt beides unmöglich, sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Gesamtkosten der Heizung zuzuordnen und der Rest dem Warmwasser (§ 9 Abs. 3); hat sich niemand auf eine Zahl geeinigt, nennt das Gesetz selbst 60 zu 40 (§ 13 Abs. 3 Z 1).

Erst der zweite Schritt betrifft die Wohnungen. Von den so getrennten Beträgen werden die Energiekosten zum festgelegten Anteil nach Verbrauch und im Übrigen nach versorgbarer Nutzfläche verteilt (§ 10 Abs. 1). Was nicht verbrauchsabhängig aufzuteilen ist, also die sonstigen Betriebskosten und bei Lieferverträgen Grund- und Messpreis, geht vollständig nach dem Verhältnis der versorgbaren Nutzflächen (§ 12 HeizKG). Bei Raumkälte ist der Rahmen enger: mindestens 80 Prozent nach Verbrauch, mangels Vereinbarung 90 zu 10 (§ 10 Abs. 1, § 13 Abs. 3 Z 3).

Lässt sich ein anderer Schlüssel vereinbaren?

Ja, aber nur einstimmig und schriftlich. Abnehmer und Abgeber können gemeinsam festlegen, wie die Kosten zwischen Heizung und Warmwasser nach § 9 Abs. 3 zugeordnet werden, welcher Teil der Energiekosten innerhalb des Rahmens des § 10 nach Verbrauchsanteilen getragen wird und wie der nicht verbrauchsabhängige Anteil abweichend von § 12 verteilt wird, etwa um unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten zu berücksichtigen (§ 13 Abs. 1 HeizKG). Rechtswirksam werden solche Vereinbarungen nur in Schriftform und frühestens für die nachfolgende Abrechnungsperiode (§ 13 Abs. 2).

Damit unterscheidet sich die Heizkostenfrage von den übrigen Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft. Über die ordentliche Verwaltung entscheidet die Anteilsmehrheit (§ 24 Abs. 4 WEG 2002); den Aufteilungsschlüssel nach dem HeizKG legen dagegen alle Abnehmer gemeinsam mit dem Abgeber fest. Ein Mehrheitsbeschluss in der Versammlung ersetzt die Unterschriften also nicht. Wie eine Willensbildung sonst abläuft, steht im Beitrag zum Umlaufbeschluss; die Wege gegen einen Beschluss beschreibt der Beitrag Beschluss anfechten.

Festgelegte Aufteilungsschlüssel lassen sich im Grundbuch ersichtlich machen: bei gerichtlicher Festsetzung von Amts wegen, sonst auf Antrag des Abgebers oder auch nur eines einzigen Abnehmers, sofern die Unterschrift des Liegenschaftseigentümers öffentlich beglaubigt ist (§ 15 HeizKG). Ein Wechsel auf der Abnehmer- oder Abgeberseite berührt die Schlüssel nicht; die Nachfolger treten in die Rechte und Pflichten ein (§ 14 Abs. 1 und 2).

Welche Fristen bestimmen die Abrechnung?

Vier, und sie greifen ineinander. Die Versorgungskosten und die Verbrauchsanteile sind für einen Zeitraum von zwölf Monaten zu ermitteln; ein Abweichen ist nur aus sachlich gerechtfertigten Gründen zulässig, etwa in der Erstbezugsphase oder bei baulichen Veränderungen, und die Dauer von 16 Monaten darf dabei nicht überschritten werden (§ 16 Abs. 1 HeizKG). Über diese Periode ist spätestens sechs Monate nach ihrem Ablauf eine schriftliche Abrechnung zu erstellen, jeder Abnehmer zu informieren und ihm Einsicht in Abrechnung und Belege zu gewähren (§ 17 Abs. 1 HeizKG).

Ein Überschuss zugunsten eines Abnehmers ist binnen zwei Monaten ab der Abrechnung zurückzuerstatten, ein Fehlbetrag in derselben Frist nachzuzahlen (§ 21 Abs. 3 und 5 HeizKG). Kommt die Information verspätet und beträgt der Überschuss mehr als zehn Prozent, ist er ab Ablauf der Abrechnungsperiode mit sechs Prozent über dem geltenden Basiszinssatz zu verzinsen (§ 21 Abs. 4). Nachforderungen sind binnen einer Ausschlussfrist von einem Jahr nach Ablauf der Abrechnungsperiode geltend zu machen (§ 21 Abs. 6); ihr Lauf ist gehemmt, solange ein Verfahren nach § 25 Abs. 1 Z 2, 3, 6, 8 oder 10 anhängig ist (§ 25 Abs. 4).

Die vierte Frist ist die wichtigste für jede einzelne Wohnung, und sie wirkt gegen den Abnehmer. Erhebt er gegen eine gehörig gelegte Abrechnung nicht spätestens sechs Monate nach Rechnungslegung schriftlich begründete Einwendungen, gilt sie im Verhältnis zwischen ihm und dem Abgeber als genehmigt (§ 24 HeizKG). Wer eine Position für falsch hält, lässt sie also besser nicht bis zur nächsten Versammlung liegen. Anders als die Abrechnungsfrist der Eigentümergemeinschaft, die der Beitrag zur Abrechnung nach WEG 2002 behandelt, läuft diese Frist allein für die Heizkosten.

Eine nachträgliche Berichtigung bleibt möglich. Zeigt sich vor Ablauf der Frist des § 24 die Notwendigkeit einer Richtigstellung, hat der Abgeber allen Betroffenen binnen vier Wochen nach deren Ablauf eine Information über Inhalt, Grund und Auswirkungen zu übersenden; Überschüsse oder Fehlbeträge daraus sind binnen drei Monaten zu zahlen (§ 22 Abs. 1 und 2). Bleibt die Abweichung für jeden Abnehmer unter fünf Prozent, darf die Berichtigung erst mit der nächsten Abrechnung erfolgen (§ 22 Abs. 3).

Was muss in der Abrechnung stehen, und wie kommt man an die Belege?

Der Pflichtinhalt ist ungewöhnlich detailliert aufgezählt. Jedem Abnehmer ist eine Information zu übersenden, die übersichtlich mindestens Beginn und Ende der Abrechnungsperiode, die tatsächlichen Preise und Mengen der Energieträger, die Versorgungskosten des Hauses getrennt nach Energie- und sonstigen Betriebskosten, die versorgbare Gesamtnutzfläche, den Gesamtverbrauch, Nutzfläche und Verbrauchsanteile des eigenen Objekts samt Erklärung der Berechnungsmethode, einen Vergleich mit dem gleichen Zeitraum der Vorperiode mit klimabezogener Korrektur, das Verhältnis zwischen verbrauchs- und flächenabhängigem Anteil, die geleisteten Vorauszahlungen und den Überschuss oder Fehlbetrag enthält (§ 18 Abs. 1 HeizKG).

Die Belege dahinter sind eigens geregelt. Sie sind so zu sammeln, dass sie den Kostengruppen eindeutig zuzuordnen sind, und bei Belegen auf Datenträgern sind Ausdrucke anzufertigen (§ 19 Abs. 1 HeizKG) — eine rein digitale Ablage genügt dem Einsichtsbegehren also nicht. Voranzustellen sind eine Liste aller Versorgungskosten und eine Darstellung der Rechenschritte (§ 19 Abs. 2). Abrechnung und Belegsammlung sind an geeigneter Stelle mindestens vier Wochen zur Einsicht aufzulegen; auf Verlangen sind Abschriften oder weitere Ausdrucke auf Kosten des Abnehmers anzufertigen (§ 19 Abs. 3).

Geschieht das nicht, führt der Weg zum Gericht. Wird die Abrechnung nicht gehörig gelegt oder die Einsicht nicht gewährt, ist der Abgeber auf Antrag eines Abnehmers dazu zu verhalten, unter Androhung einer Geldstrafe bis zu 10.000 Euro, die auch wiederholt verhängt werden kann (§ 20 HeizKG). Zuständig ist im Verfahren außer Streitsachen das Bezirksgericht, in dessen Sprengel das Gebäude liegt (§ 25 Abs. 1 und 2). Anträge können Abnehmer wie Abgeber stellen, die Verwaltung ist beizuziehen und hat bei Wohnungseigentum im Verfahren über die Legung der Abrechnung Parteistellung (§ 25 Abs. 3). Der Katalog erfasst neben der Legung ausdrücklich die Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit (§ 25 Abs. 1 Z 8a).

Während des Jahres kommen Verbrauchsinformationen dazu, sofern fernablesbare Geräte hängen: auf Verlangen oder bei elektronischer Zustellung mindestens vierteljährlich, sonst zweimal jährlich (§ 17 Abs. 4) und seit dem 1. Jänner 2022 mindestens monatlich, wobei die Bereitstellung über das Internet zulässig ist (§ 17 Abs. 5). Zur Nachrüstpflicht gibt es den Beitrag zu den fernablesbaren Heizkostenverteilern.

Wo das Gesetz an seine Grenzen kommt

Drei Punkte stehen belegbar im Gesetz, zwei Fragen bleiben offen — beides gehört dazu, weil an dieser Abrechnung in vielen Häusern der meiste Ärger hängt.

Die verbrauchsabhängige Abrechnung setzt voraus, dass die Abnehmer den Verbrauch überhaupt beeinflussen können. Ist die Messung unwirtschaftlich oder aus technischen Gründen zur zumindest näherungsweisen Ermittlung untauglich, hat das Gericht auf Antrag auszusprechen, dass die Energiekosten mit Wirkung für die folgenden Abrechnungen zur Gänze nach der versorgbaren Nutzfläche aufzuteilen sind (§ 5 Abs. 2 HeizKG). Untauglichkeit liegt jedenfalls vor, wenn der Verbrauch nicht überwiegend beeinflussbar ist (Abs. 3), Unwirtschaftlichkeit jedenfalls dann, wenn die laufenden Kosten für Betrieb und Erfassung höher sind als die Energiekosten selbst (Abs. 4).

Eine Zusatzheizung rettet niemanden aus der Abrechnung. Nimmt ein Abnehmer eine solche in Betrieb, nachdem die Voraussetzungen für die Verbrauchsermittlung bereits vorlagen, berechtigt ihn allein dieser Umstand nicht, eine Untauglichkeit geltend zu machen oder Einwendungen zu erheben (§ 24a HeizKG). Auch die Selbstablesung ist begrenzt: höchstens eine Abrechnungsperiode lang, danach liest wieder der Abgeber oder das Abrechnungsunternehmen ab (§ 11 Abs. 2a).

Beim Wohnungswechsel mitten in der Periode gibt es keine automatische Zwischenablesung. Der scheidende oder der neue Abnehmer kann eine Zwischenermittlung auf seine Kosten verlangen (§ 23 Abs. 1 HeizKG); unterbleibt sie, wird der Verbrauch nach gleich hohen monatlichen Anteilen berücksichtigt und nur, soweit der Wechsel in der unmittelbar vorangegangenen Abrechnungsperiode eingetreten ist (§ 23 Abs. 5). Wer verkauft, bedenkt das im Kaufvertrag mit; die übrigen Folgen behandelt der Beitrag zum Eigentümerwechsel.

Offen bleibt zweierlei. Ob eine bestimmte Position in die Versorgungskosten gehört oder als Erhaltungsaufwand über die Rücklage läuft, entscheidet sich am konkreten Beleg; die Abgrenzung führt der Beitrag Erhaltung oder Verbesserung aus, die Finanzierung eines Anlagentauschs der Beitrag zum Heizungstausch. Und ob eine Mietzinsminderung in Betracht kommt, wenn die Heizung länger ausfällt, ist eine Frage des Bestandverhältnisses und gehört in eine Rechtsberatung.

Für die laufende Arbeit ist der Rest Organisation. Wer selbst verwaltet, braucht Messdienstvertrag, Nutzflächenliste und Belege an einer Stelle, an der jede Wohnung sie findet. In der Selbstverwaltung mit dotega liegen Abrechnung, Vorschreibungen und Belege dort für alle Eigentümer einsehbar, was die vierwöchige Auflagefrist des § 19 Abs. 3 HeizKG praktisch entschärft. Wie die Zusammenarbeit abläuft, zeigt So funktioniert’s.

Häufig gestellte Fragen

Welcher Anteil der Heizkosten wird in Österreich nach Verbrauch verrechnet?

Mindestens 55 und höchstens 85 Prozent der Energiekosten für Heizung und Warmwasser, der Rest nach der versorgbaren Nutzfläche (§ 10 Abs. 1 HeizKG). Bei Raumkälte sind es mindestens 80 Prozent. Ohne schriftliche Vereinbarung gilt der gesetzliche Schlüssel von 70 zu 30 für Wärme und 90 zu 10 für Kälte (§ 13 Abs. 3).

Wann muss die Heizkostenabrechnung vorliegen?

Spätestens sechs Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode (§ 17 Abs. 1 HeizKG). Für die Rechtzeitigkeit zählt der Beginn der vierwöchigen Auflagefrist nach § 19 Abs. 3. Die Abrechnungsperiode selbst umfasst zwölf Monate und darf 16 Monate nicht überschreiten (§ 16 Abs. 1).

Wie lange kann ich gegen die Heizkostenabrechnung Einwendungen erheben?

Sechs Monate ab Rechnungslegung, und sie müssen schriftlich und begründet sein. Danach gilt eine gehörig gelegte Abrechnung im Verhältnis zwischen Abnehmer und Abgeber als genehmigt (§ 24 HeizKG). Für Nachforderungen des Abgebers gilt umgekehrt eine Ausschlussfrist von einem Jahr nach Ablauf der Abrechnungsperiode (§ 21 Abs. 6).

Kann die Mehrheit der Eigentümer den Verteilungsschlüssel ändern?

Nein. Die Festlegungen nach § 13 Abs. 1 HeizKG treffen alle Abnehmer gemeinsam mit dem Abgeber, und sie brauchen Schriftform (§ 13 Abs. 2). Ein Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft genügt dafür nicht. Wirksam wird eine solche Festlegung frühestens für die nachfolgende Abrechnungsperiode.

Was kann ich tun, wenn ich keine Belege zu sehen bekomme?

Auf Antrag eines einzelnen Abnehmers hat das Bezirksgericht den Abgeber unter Androhung einer Geldstrafe bis zu 10.000 Euro zur Legung der Abrechnung oder zur Gewährung der Einsicht zu verhalten (§ 20 HeizKG). Das Verfahren läuft außer Streitsachen beim Bezirksgericht am Ort des Gebäudes (§ 25 Abs. 1 und 2).

Sechs Monate, in denen sich das Prüfen lohnt

Weil die Abrechnung nach einem halben Jahr ohne Widerspruch als genehmigt gilt, entscheidet sich der praktische Wert dieser Rechte in den Wochen nach der Rechnungslegung. Vier Kontrollen reichen für den ersten Durchgang: Stimmt die angesetzte versorgbare Nutzfläche des eigenen Objekts mit den Unterlagen überein? Liegt der im Kopf der Abrechnung ausgewiesene Verbrauchsanteil in der Spanne von 55 bis 85 Prozent, und deckt er sich mit dem der Vorperiode? Ergibt die Summe der Einzelverbräuche den ausgewiesenen Gesamtverbrauch? Und sind unter den sonstigen Betriebskosten nur Positionen, die den Betrieb betreffen, nicht die Erhaltung der Anlage?

Zwei Dinge gehören daneben auf den Tisch. Der Vergleich mit der Vorperiode, den § 18 Abs. 1 Z 6a HeizKG ausdrücklich verlangt — er zeigt Ausreißer schneller als jede Einzelposition. Und die Frage, ob im Haus überhaupt eine schriftliche Festlegung nach § 13 existiert; ist keine vorhanden, rechnet das Haus nach dem gesetzlichen 70-zu-30-Schlüssel ab, ob das gewollt ist oder nicht. Wer die Vorschreibungen fürs kommende Jahr anpassen will, findet die Regeln dazu im Beitrag zur Vorausschau; die laufenden Beträge behandelt der Beitrag zu den Betriebskosten, die Kontrollrechte gegenüber der Verwaltung der Beitrag Hausverwaltung kontrollieren.